Le groupe Vilar Riba travaille dans le conseil global aux entreprises dans les domaines fiscal, juridique, consultant, d’audit et du travail. Avec siège à Vic et des bureaux à Barcelone et Puigcerdà, Vilar Riba dispose d’une équipe de plus de 130 professionnels avec 30 ans d’expérience dans le secteur.
L’entreprise a toujours su répondre au mieux aux besoins de ses clients. Pourtant, ils savaient que les notifications importantes étaient un point où ils pouvaient trouver une meilleure réponse qu’ils ne l’avaient à l’époque. Avant de commencer à utiliser le service de Lleida.net, toutes ces communications se faisaient via un fax recommandé traditionnel, le burofax.
Une fois qu’ils ont commencé à utiliser le courrier électronique de Lleida.net, leurs processus se sont beaucoup améliorés, résolvant la plupart des problèmes qu’ils avaient avec le burofax.
Jordi Pallarès, chef du service juridique, et Moisès Aguilar, avocat attaché au service du travail, nous racontent leur expérience.
Index du contenu
Défis avant d’utiliser le Courrier électronique certifié
Les défis de la livraison
L’un des principaux problèmes de Vilar Riba avant d’utiliser le service de notification électronique de Lleida.net est survenu lorsqu’un de ses clients avait besoin d’envoyer une notification à l’un de ses employés, et il était essentiel qu’elle arrive à temps. « Le problème avec le burofax était que nous ne pouvions pas garantir la date à laquelle le travailleur recevrait le burofax », nous explique Moisès. « Par exemple, dans un licenciement, si le burofax mettait quelques jours à arriver, le travailleur recevait la nouvelle de son licenciement par le SMS de la Trésorerie Générale de la Sécurité Sociale. Parfois, il n’avait pas encore reçu la lettre de licenciement de l’entreprise. »
Le fait que la date de la notification ne coïncidait pas avec la date de la décision de la société leur avait causé certains inconvénients à plusieurs reprises. C’est à ce moment-là qu’ils ont décidé de chercher un système de communication électronique pour remplacer le burofax.
Prise de décision pour utiliser le service de Lleida.net
Vilar Riba recherchait une solution qui ne nécessitait pas d’implémentation technologique. Ils ont préféré une solution externe via un portail ou via un système de messagerie, comme celui que Lleida.net propose.
Les facteurs les plus importants pour Vilar Riba étaient :
- Flexibilité dans les services de sous-traitance.
- Simplicité d’utilisation.
- Fiabilité du système dans le domaine technique.
- Coût compétitif.
- Garantie de validité juridique.
« Nous avons particulièrement aimé la question de la facilité et de l’agilité dans la sous-traitance du système et son utilisation via des crédits. Il suffisait de charger quelques crédits et commencer à fonctionner sans trop de préparation préalable, sans installer de programmes spécifiques, ni d’exigences techniques ou complications ».
Jordi Pallarès et Moisès Aguilar nous ont expliqué que l’agilité de la réception du certificat, ainsi que le contenu complet des documents joints au sein du certificat lui-même, était l’un de points préférés du service. Ainsi que la garantie légale derrière les communications.
Le processus d’intégration du Courrier électronique certifié
Rapidité d’ouverture de la communication
Avant d’utiliser le service de certification électronique de Lleida.net, ils avaient des doutes sur la mesure dans laquelle, en envoyant un email, ils obtiendraient une réponse certifiant que le destinataire de ce document avait reçu le message à temps, et même s’il l’avait ouvert.
« L’une de nos principales préoccupations était le temps qui s’écoulerait entre l’envoi de la notification et son ouverture, et la solution a répondu à nos attentes : environ, dans 80% des communications, nous obtenons l’avenant d’ouverture en 2 heures en moyenne. C’est-à-dire toujours beaucoup plus rapide que les burofax. Cette vitesse nous a vraiment surpris. »
Aujourd’hui, la grande majorité des personnes ont une messagerie électronique configurée sur leurs téléphones portables, de sorte que l’accès à la notification se produit dans un délai très court.
Intégration du service Lleida.net
Pour Vilar Riba, le processus d’incorporation était un processus agile, auquel quatre personnes ont pu participer : « Je dirais qu’en 24 heures, tout était prêt pour commencer à travailler avec des emails certifiés. »
Pour eux c’est une solution simple d’utilisation car elle se simplifie en 6 étapes :
- Créer un nouveau courriel.
- Saisir le destinataire.
- Copier la communication en tant que texte du courriel.
- Joindre des documents, le cas échéant, en PDF ou autre format.
- La seule étape autre que l’envoi d’un email normal est la suivante : il suffit d’ajouter l’adresse email de certification fournie par Lleida.net dans le champ Cc Copie, et rien d’autre.
- Envoyez et attendez que le certificat arrive.
Opinion des clients de Vilar Riba sur le service
Dans le cas de Vilar Riba, ses clients avaient une petite réticence initiale à croire qu’un email certifié serait vraiment aussi valide et juridiquement solide qu’un burofax ou une lettre recommandée.
Ils l’ont résolu avec un petit exercice pédagogique pour établir la confiance, expliquant qu’un email certifié n’est pas un email normal, qu’un tiers de confiance intervient dans le processus (dans ce cas Lleida.net), qui effectue la tâche de certification en émettant le document, et c’est ce qui garantit cet email certifié ou recommandé.
« A partir de là, cette barrière est surmontée dans 99% des cas, un vote de confiance est donné au système, et une fois utilisé, je dirais que la satisfaction client est totale », a déclaré Moisès.
Procédures juridiques
En ce qui concerne les processus juridiques, depuis qu’ils utilisent Lleida.net, les notifications ne génèrent plus aucun doute, car, dans la grande majorité des cas, la date de notification, la date de réception et la date effective de la décision correspondent.
Cela leur permet d’économiser des ressources, car il s’agit « d’un problème en moins », ce qui leur procure une tranquillité d’esprit supplémentaire, tant pour eux que pour leurs clients, qui savent que l’utilisateur a été correctement notifié dans le délai correct.
Réduction des coûts et améliorations
Amélioration des processus internes
Pour Vilar Riba, l’impact des communications électroniques sur les processus internes a optimisé le temps consacré aux notifications et au contrôle de leur réception.
Avec le courrier électronique certifié, d’habitude ils sont en mesure de clôturer le processus le jour même de l’expédition. En revanche, avec le burofax papier étaient fréquents les incidents tels que le fait que le destinataire n’était pas chez lui lorsque le facteur est venu, et donc que l’envoi est retourné au bureau. Cela pourrait arriver même lors d’une deuxième tentative, où la livraison ne pouvait pas non plus être effectuée. La personne qui gérait l’envoi devait le suivre quotidiennement, et consulter la page web correspondante pour voir où se trouvait le burofax, et s’il avait été livré ou non.
Il s’agissait de processus qui prenaient beaucoup de temps. Parfois une semaine ou plus. Par conséquent, la partie de ce travail de suivi de l’envoi a beaucoup changé pour eux, essentiellement parce qu’elle a été énormément raccourcie et qu’ils n’ont plus besoin de passer autant de temps à vérifier si le destinataire a bien reçu la communication.
« Éviter le risque que la notification ne soit pas considérée comme bien faite était très important pour nous, mais même dans le domaine des processus internes, éviter que cette gestion s’éternise sur une semaine a aussi été un changement important », nous dit Moses.
Points forts du courrier électronique certifié
L’un des aspects qu’ils souhaitaient mettre en évidence lors de l’entretien était le design certifié. Avoir le contenu des pièces jointes des courriels dans le certificat, sans avoir à effectuer d’action supplémentaire, est un point remarquable pour eux.
Concernant les statistiques ou les métriques, ils ont particulièrement apprécié deux facteurs :
- Le délai des communications, qui a été considérablement réduit.
- Son coût, qui est bien inférieur à celui des recommandés traditionnels.
« Nous pensons que ce sont deux aspects importants et où l’amélioration est très visible. Ce n’est pas un problème de marge courte, cela fait vraiment une grande différence pour nous. »
Recommanderiez-vous le Courrier électronique certifié ?
Lorsque nous leur avons demandé s’ils recommanderaient ces services à d’autres entreprises, voici leur réponse : « Nous recommandons le courrier électronique certifié comme un outil utile pour tout bureau professionnel qui a besoin d’effectuer des communications avec la garantie que celles-ci ont été reçues et qu’elles peuvent être trouvées dans le scénario d’avoir à accréditer cette communication dans n’importe quel organisme et de n’importe quelle juridiction. »
Ils nous ont également dit qu’en dehors de leur secteur, ils trouvaient également l’utilisation de l’outil utile dans le domaine des ressources humaines, en tant qu’outil interne.