Vous avez reçu un document signé électroniquement et vous souhaitez savoir si elle est valable ? C’est une situation qui se produit quotidiennement dans de nombreuses entreprises et qui implique la nécessité de connaître en profondeur la signature électronique et les mécanismes qui sont utilisés pour qu’elle ait une validité juridique. Dans cet article, nous allons vous expliquer en détail comment valider la signature électronique et savoir si elle est légale ou non, sur quoi repose la validité de la signature électronique, quels types de signatures existent et ce que Lleida.net fait pour valider ce type de signatures.

Sur quoi repose la validité de la signature électronique ?

D’un point de vue juridique, la validité de la signature électronique repose sur quelques règlements :

  • Le Règlement (UE) n ° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil, du 23 juillet 2014, concernant l’identification électronique et les services de confiance dans les transactions électroniques dans le marché intérieur et par lequel abroge la directive 1999/93 / CE. Il s’agit du règlement dit eIDAS qui réglemente la signature électronique, ses types et sa validité.  Ce règlement établit, dans son article 25, que :
    1. Un formulaire électronique ne se verra pas refuser les effets juridiques ou l’admissibilité en tant que preuve dans une procédure judiciaire pour le simple fait d’être une signature électronique ou parce qu’il ne répond pas aux exigences d’une signature électronique qualifiée.
    2. Une signature électronique qualifiée aura un effet juridique équivalent à celui d’une signature manuscrite.
    3. Une signature électronique qualifiée basée sur un certificat qualifié délivré dans un État membre sera reconnue comme signature électronique qualifiée dans tous les autres États membres.
  • Loi 6/2020, du 11 novembre, réglementant certains aspects des services de confiance électroniques. L’article 3.1 établit ce qui suit :

Les documents électroniques publics, administratifs et privés ont la valeur et l’efficacité juridique qui correspondent à leur nature respective, conformément à la législation qui leur est applicable.

Est la signature électronique valable en dehors de l’Union européenne ?

Parallèlement aux réglementations au niveau européen et espagnol, nous devons souligner qu’il existe des lois nationales sur les signatures électroniques dans de nombreux autres pays.

De nombreuses entreprises qui ont procédé à l’internationalisation ont besoin de signer des documents avec des clients, des fournisseurs ou des collaborateurs qui se trouvent dans des pays hors de l’Union européenne. Dans ces cas, nous devons nous rappeler que la signature électronique est valable dans de nombreux pays et qu’il existe différentes réglementations. Par exemple, aux États-Unis, nous trouvons deux règles importantes par rapport à la signature électronique : Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (“E-SIGN Act”) and The Uniform Electronic Transactions Act (UETA); en Afirque du Sud existe la South African Common Law and Electronic Communications and Transactions Act, 2002 No. 25 of 2002 et en Argentine, la Ley de firma digital nº 25.506.

Dans chaque cas, il est important d’analyser où la signature électronique sera utilisée et à quelles conditions elle doit répondre pour être considérée comme valable.

Quels types de signature électronique existent ?

Avant de valider la signature électronique, il est essentiel de connaître les types qui existent et le degré de sécurité que chaque type offre. Sur la base de la réglementation du Règlement eIDAS, il existe trois types de signature électronique, qui sont les suivants :

  • La signature électronique simple définie à l’article 3 alinéa 10 du règlement comme les données au format électronique jointes à d’autres données électroniques ou qui leur sont logiquement associées que le signataire utilise pour signer.
  • La signature électronique avancée, qui répond aux exigences établies à l’article 26 du règlement et fournie par Lleida.net.  Les exigences auxquelles une signature électronique doit répondre pour être considérée comme avancée sont les suivantes :
    • a) être liée au signataire de manière unique ;
    • b) permettre l’identification du signataire ;
    • C) avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut utiliser, avec un haut niveau de confiance, sous son contrôle exclusif,
    • d) être liée aux données signées par celui-ci de manière à ce que toute modification ultérieure de celles-ci soit détectable.
  • La signature électronique qualifiée. Il s’agit d’un type de signature qui est créée au moyen d’un dispositif qualifié de création de signature électronique et qui est basée sur un certificat qualifié de signature électronique.

Pourquoi est-il important de savoir si une signature électronique est valable ?

Dans le cas où vous parvenez à un accord avec un client, un fournisseur ou un travailleur, par exemple, vous pouvez utiliser la signature électronique, mais si elle ne répond pas aux exigences légales pour sa validité, le document ne pourra pas générer d’obligations pour les signataires, ni servir de preuve dans une procédure judiciaire.

Ainsi, savoir si une signature électronique est valable sert à :

  • Être certain que la personne qui signe est bien celle qu’elle prétend être.
  • Vérifier que la signature n’a pas été utilisée frauduleusement.
  • Savoir que le document signé est valable génère des obligations pour les signataires et peut servir de preuve en justice.
  • Éviter les crimes et les escroqueries tels que celui qui peut être dérivé de l’usurpation d’identité d’une personne.

Comment valider électroniquement la signature ?

Pour valider la signature électronique, il faut vérifier trois éléments :

  • L’identité des signataires, c’est-à-dire les personnes qui signent sont ce qu’elles prétendent être et ne se font pas passer pour quelqu’un d’autre.
  • Que le document signé reste intact et n’a pas été modifié après sa signature.
  • L’heure et le lieu où le document a été signé.

Nous analyserons en détail tous les éléments ci-dessous :

  • Horodatage. Pour valider une signature électronique, vous devez vérifier qu’elle possède un horodatage. L’horodatage ou time stamping est un mécanisme qui garantit l’intégrité de la signature électronique et du document signé, et que cela a été fait à un moment précis et qu’il n’est pas possible de le modifier, cars une date et une heure précises ont été enregistrées pour la signature.  L’horodatage est l’élément essentiel pour savoir si un document a été modifié après la signature, de cette façon, il est plus facile d’utiliser le document signé électroniquement comme preuve dans une procédure judiciaire. Par exemple, l’horodatage est utilisé pour savoir qui et quand a signé un certain document d’entreprise. L’horodatage est fourni par un prestataire de services de confiance, qui est un tiers extérieur au processus de signature qui garantit la sécurité de la transaction.
  • Endroit. Connaître le lieu à partir duquel un document est signé électroniquement est essentiel pour assurer la validité de ladite signature. Par exemple, il est indispensable dans le cas des transporteurs ou livreurs qui sont en permanence en mouvement et doivent signer des bons de livraison ou de la réception.
  • Identité des signataires. L’identité des signataires est garantie de plusieurs manières :
    • Grâce à l’utilisation d’un code à usage unique appelé OTP (One Time Password) qui est envoyé à la personne qui doit signer par courrier électronique à l’adresse fournie par cette personne, ou à son téléphone portable par SMS, afin de garantir que le le signataire est la personne correspondante.
    • Une autre façon de vérifier l’identité du signataire est la reconnaissance faciale vidéo. Dans ce cas, des images du document d’identité du signataire sont recueillies (photo de la pièce d’identité et autres données) et les données sont comparées à l’image de la personne qui apparaît dans la vidéo.
    • En plus de tout ce qui précède, l’identification biométrique peut être utilisée afin que l’identité du signataire ne soit pas ambiguë. L’identification biométrique utilise des caractéristiques de la personne telles que l’iris de l’œil, les empreintes digitales, la voix, les traits du visage ou la forme de la main, pour vérifier l’identité du signataire et avoir la certitude de qui il est.

Que fait Lleida.net pour valider la signature électronique ?

Le service de signature électronique offert par Lleida.net recueille une série d’informations pour valider la signature, en particulier, les opérations suivantes sont effectuées :

  • Afin de garantir l’identité des signataires au moment de la signature, une série de preuves électroniques de l’ensemble du processus est collectée. De cette façon, l’on connait les emails et IP concernés, le document qui a été signé, le lieu et l’heure exacts de chaque signature, les pièces jointes au document, etc.
  • La preuve électronique de l’ensemble du processus de signature est reflétée dans un document probant au format PDF téléchargeable à tout moment par le client et horodaté afin d’éviter toute modification frauduleuse du document. Les documents qui ont été téléchargés sur le cloud lors du processus de signature (reçus, fiches de paie, pièces d’identité, etc.) seront conservés pendant cinq ans par Lleida.net.

En conséquence de ce qui précède, le service de signature électronique fourni par Lleida.net est celui de la signature électronique avancée puisque les exigences que nous avons vues du règlement eIDAS sont remplies :

  • Elles sont uniquement liées au signataire.
  • Elles sont créées de manière à ce que le signataire garde le contrôle.
  • Elles sont liées au document de telle sorte que si une modification survient après la signature, elle puisse être facilement détectée.

En conséquence de tout ce qui précède, la validation de la signature électronique est un processus qui nécessite une compréhension approfondie de sa réglementation et des exigences auxquelles la signature doit répondre pour apporter confiance et sécurité aux signataires, il est donc essentiel d’avoir le soutien d’un fournisseur de signature électronique ayant l’expérience et la connaissance de la législation applicable selon le type de signature et le lieu où elle est signée.

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