El registro de viajeros se ha convertido en un desafío crucial para el sector turístico tras la implementación del Real Decreto 933/2021. Esta normativa, en vigor desde el 2 de enero de 2023, exige a los operadores turísticos y plataformas recopilar y reportar datos detallados de sus huéspedes a las autoridades.
En este artículo explicamos cómo cumplir con las obligaciones del registro de viajeros, los retos que plantea y cómo soluciones digitales como el EKYC onboarding de Lleida.net pueden agilizar este proceso de manera eficiente y legal.
Índice de contenidos
¿Qué implica el Real Decreto 933/2021 para el registro de viajeros?
El decreto exige que las empresas del sector turístico recopilen y gestionen hasta 42 datos diferentes por cliente. Estos datos deben transmitirse al sistema Ses.Hospedajes, gestionado por el Ministerio del Interior.
A continuación, desglosamos los principales puntos:
| Tipo de información | Ejemplo de datos solicitados | Uso según la normativa |
|---|---|---|
| Datos personales | Nombre, apellidos, sexo, documento de identidad, nacionalidad, fecha de nacimiento. | Identificación inequívoca del huésped. |
| Datos de contacto | Teléfono fijo, móvil, correo electrónico. | Comunicación en caso de necesidad o emergencia. |
| Información de la reserva | Número de viajeros, relación de parentesco (en menores), fechas de entrada y salida, detalles del pago. | Trazabilidad del alojamiento y del proceso de reserva. |
| Datos adicionales | En alquileres de vehículos: ubicación GPS, kilómetros recorridos. | Seguridad y prevención de delitos relacionados. |
Plazo para reportar los datos
Estos datos deben ser enviados en un plazo máximo de 24 horas y almacenados durante tres años para posibles auditorías.
A quién afecta la normativa del registro de viajeros
El Real Decreto impacta tanto a las empresas como a los consumidores del sector turístico.
Empresas afectadas
- Proveedores turísticos:
- Hoteles, hostales, campings y cualquier alojamiento turístico.
- Plataformas intermediarias como Airbnb, Booking, o agencias de viajes.
- Empresas de transporte:
- Alquiler de vehículos sin conductor.
- Otras actividades relacionadas con la movilidad turística.
- Excepciones:
- Anfitriones particulares que desarrollen actividades no profesionales solo deberán reportar ciertos datos básicos.
Consumidores
Todo viajero, ya sea por ocio o negocios, está obligado a proporcionar sus datos personales. Esto incluye:
- Turismo MICE (reuniones, incentivos, congresos y exposiciones). Si un grupo viaja para un congreso, como el MWC en Barcelona, cada miembro del grupo debe proporcionar sus datos de manera individual. Esto incluye menores de edad, cuya relación de parentesco debe especificarse.
Objetivos y críticas de la normativa
Objetivos del Real Decreto 933/2021
El Ministerio del Interior justifica esta normativa como una medida de seguridad nacional. Busca prevenir delitos relacionados con el terrorismo y el crimen organizado, al garantizar que los datos de viajeros sean trazables en tiempo real.
Según el Ministerio, el sistema ha permitido localizar a más de 18.584 personas con requisitorias policiales desde su implementación.
Principales críticas
- Carga administrativa:
La gestión manual de 42 datos por cliente supone un reto para empresas con alta rotación, especialmente en temporadas altas. - Conflictos con el RGPD:
- De los 42 datos, 23 afectan directamente a la intimidad de los viajeros.
- El principio de minimización de datos del RGPD establece que solo deben recogerse los datos estrictamente necesarios.
- Impacto económico:
- Las multas oscilan entre 100 y 30.000 euros, añadiendo presión a un sector que todavía se recupera de la pandemia.
Retos operativos para el registro de viajeros
Cumplir con el registro de viajeros plantea varios desafíos operativos:
- Procesos manuales lentos
La recopilación y verificación manual de datos puede alargar el proceso de check-in, generando largas colas y afectando la experiencia del cliente. - Gestión de datos incompletos
Muchos documentos, como ciertos pasaportes internacionales, no incluyen toda la información requerida por el decreto. - Adopción tecnológica
La necesidad de transmitir datos a Ses.Hospedajes exige inversiones en tecnología que pueden ser desafiantes para pequeñas empresas.
Soluciones prácticas para el registro de viajeros: EKYC onboarding
Ante estos desafíos, herramientas digitales como el EKYC onboarding son clave para cumplir con el registro de viajeros de forma ágil y segura.
¿Qué es EKYC onboarding?
El EKYC onboarding (Electronic Know Your Customer) es una herramienta que permite verificar automáticamente los datos de los clientes en tiempo real. Este sistema no solo simplifica el proceso de registro, sino que también asegura el cumplimiento normativo.
Beneficios clave del EKYC onboarding para el registro de viajeros:
| Beneficio | Descripción |
|---|---|
| Cumplimiento normativo total | Garantiza que los datos se recojan y gestionen según el Real Decreto 933/2021 y el RGPD. |
| Optimización del check-in | Reduce los tiempos de espera, mejorando la experiencia del cliente en el proceso de registro. |
| Escalabilidad | Adaptable tanto para grandes cadenas hoteleras como para pequeños negocios turísticos. |
| Almacenamiento seguro | Los datos se almacenan en sistemas encriptados, disponibles para auditorías durante tres años. |
Proveedor recomendado: Lleida.net
Conclusión
El registro de viajeros es un reto normativo que exige digitalización y eficiencia. Herramientas como el EKYC onboarding de Lleida.net no solo aseguran el cumplimiento del Real Decreto 933/2021, sino que también optimizan procesos y mejoran la experiencia del cliente.
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