El setembre de 1999, el Govern espanyol va aprovar de manera urgent el Reial decret llei 14/1999, que establia el primer marc legal provisional per al reconeixement de la signatura electrònica a Espanya. Aquest pas va obrir el camí cap a una regulació més completa, consolidada en la Llei 59/2003, i des de llavors la signatura electrònica s’ha convertit en un dels sistemes d’identificació més segurs i en una eina essencial per a la digitalització de processos, tant en l’àmbit públic com en el privat.
Actualment, el seu ús està estès en sectors com l’administració pública, els serveis financers, la sanitat i la contractació laboral. De fet, s’estima que el 83% de les empreses espanyoles ja han incorporat la signatura electrònica en els seus processos interns.
No obstant això, malgrat la seva elevada adopció, el nou repte per a les organitzacions és assolir una major integració d’aquesta tecnologia en els seus fluxos de treball. Es busquen solucions que millorin l’experiència de l’usuari, ofereixin alts nivells de personalització, s’integrin amb identitats digitals i puguin combinar-se amb tecnologies emergents com la intel·ligència artificial o la cadena de blocs.
En aquest context, Lleida.net, com a prestador qualificat de serveis electrònics de confiança, treballa estratègicament per evolucionar la seva solució pròpia de signatura electrònica Click & Sign, garantint alts estàndards de seguretat, eficiència i personalització, i ajudant els seus clients a optimitzar costos i processos.
Índex de continguts
Impacte de la signatura electrònica als departaments de RH
En l’àmbit dels recursos humans, especialment a consultories i empreses de treball temporal (ETT), la signatura electrònica s’ha convertit en una eina imprescindible per a la gestió documental. Permet automatitzar processos clau, reduir els temps de resposta i garantir el compliment normatiu en totes les etapes del cicle de vida de la persona treballadora.
Dissenyar una experiència per al personal exitosa és ara més senzill gràcies a la integració de serveis basats en el núvol, que asseguren seguretat, traçabilitat, eficiència operativa i conformitat legal. En el cas de Lleida.net, aquestes solucions s’actualitzen contínuament amb noves funcionalitats, sense interrupcions ni impacte per al client.
Des de la recollida d’autoritzacions per al tractament de dades personals (d’acord amb la LOPDGDD i el RGPD), fins a la signatura de contractes laborals, liquidacions o documents fiscals, com la retenció de l’IRPF, tots aquests processos poden dur-se a terme de manera 100% digital, amb validesa legal i la màxima comoditat tant per a l’empresa com per al seu personal.
Els beneficis de la signatura electrònica en contractes laborals
La signatura electrònica, igual que la rúbrica tradicional, té validesa legal i expressa la conformitat dels signants amb el contingut del document signat.
- Estalvi de temps i minimització d’errors humans
Els processos de signatura electrònica són significativament més àgils que els mètodes tradicionals d’impressió, signatura manual i escaneig. Aquesta eficiència accelera els temps de contractació i optimitza la gestió de documents laborals.
⏱️El 78 % dels signants accedeix a la pàgina de signatura en menys d’una hora.
- Validesa jurídica en el marc normatiu laboral i major seguretat
La signatura electrònica ofereix un nivell superior de protecció als acords en comparació amb la rúbrica convencional.
Proporciona un seguiment íntegre de tot el procediment mitjançant proves electròniques. Així mateix, possibilita la verificació de la identitat del signant i assegura que el contingut del document no ha estat alterat.
- Satisfacció de l’equip i bona imatge de l’empresa
L’enfocament en la innovació i l’eficiència demostra a l’equip que l’organització està a l’avantguarda de les millors pràctiques.
- Gestió interna més eficient
Amb Click & Sign, es poden assignar rols personalitzats amb diferents nivells d’accés segons el perfil de cada usuari, d’acord amb l’organització interna del teu equip.
- Seguiment del procés, emmagatzematge digital i gestió intel·ligent de la documentació
Click & Sign permet un seguiment en temps real dels processos de signatura, garantint el compliment i registres precisos.
Tots els documents s’emmagatzemen de manera segura juntament amb la documentació sol·licitada si així s’ha configurat (DNI, passaport, certificats, etc.). Si s’utilitzen PDF editables, també s’emmagatzemen automàticament totes les dades introduïdes. La documentació queda centralitzada, accessible en tot moment i custodiada durant cinc anys (ampliable segons necessitat).
És legal signar contractes laborals amb signatura electrònica?
Sí, la signatura electrònica és legal i vinculant a Europa i a Espanya, sempre que compleixi el Reglament eIDAS (UE 910/2014) i la Llei 6/2020 de serveis electrònics de confiança.
Els serveis de Lleida.net s’ajusten estrictament a aquest marc normatiu vigent, garantint que, en cada transacció, es respectin els criteris de seguretat, interoperabilitat i validesa, tant en l’àmbit nacional com internacional.
>> Contacta amb nosaltres si necessites més informació
És legal la signatura electrònica a la resta del món?
Sí, la signatura electrònica és legal a la majoria dels països del món, tot i que la normativa aplicable pot variar segons la jurisdicció.
Les nostres solucions estan reconegudes en més de 100 països, fet que permet dur a terme enviaments internacionals amb plena seguretat i sense barreres legals.
>> Consulta aquí la validesa de la signatura electrònica per país
Tipus de signatura electrònica: quina escollir i per què
El Reglament eIDAS defineix tres nivells de signatura electrònica, amb diferents graus de seguretat i validesa jurídica.
Click & Sign ofereix totes les modalitats, adaptades al nivell de garantia que requereixi el teu negoci.
Dissenya un flux de signatura a mida: com més alt és el nivell de signatura, més evidències es generen i major és la seva força probatòria.
Tanmateix, això també pot dificultar l’experiència de l’usuari. A l’hora d’escollir, l’important és no imposar requisits superiors als indispensables.
Signatura electrònica simple (SES)
✔ Ideal per a processos de baix risc o documentació interna.
✔ Baix nivell probatori.
Signatura electrònica avançada (AES)
✔ Garanteix la identitat i la vinculació amb el signant.
✔ La signatura amb codi d’un sol ús (OTP) ofereix una capa addicional de seguretat en incorporar un mecanisme de verificació extra. La persona responsable de la signatura rep un codi únic, enviat mitjançant correu electrònic, SMS o WhatsApp certificat. Aquest codi ha de ser introduït per completar el procés de signatura, garantint així l’autenticitat de la identitat del signant.
Signatura electrònica qualificada (QES)
✔ Equivalent a una signatura autògrafa.
✔ La signatura es crea mitjançant un dispositiu qualificat de creació de signatures electròniques i requereix un certificat digital qualificat.
👨⚖️ Ús en entorns d’alta seguretat jurídica.
Robustesa en la seguretat i en la prova documental
La tecnologia de Lleida.net incorpora mecanismes d’autenticació, integritat i no repudi, que garanteixen tant la inalterabilitat del document signat com la identificació inequívoca del signant.
Cada procés genera un document d’evidències, on es registren tots els esdeveniments ocorreguts durant la signatura. Aquest document, signat amb un certificat digital i protegit amb un segell de temps, assegura la seva autenticitat i integritat des del moment de la seva creació i durant tota la seva custòdia.
El certificat actua com a prova electrònica privada, aportant evidències sòlides que, en cas de litigi, permeten demostrar l’autenticitat del procés de signatura. A més, el segell de temps reforça la validesa i la longevitat de la signatura, fins i tot amb el pas dels anys.
Automatització amb seguretat jurídica
Cada cop més empreses opten per solucions 100% al núvol, en lloc d’instal·lar eines de forma local. Això els permet aprofitar una major adaptabilitat, reducció de costos i actualitzacions automàtiques sense impacte en els seus equips de TI.
Els serveis de Lleida.net poden activar-se el mateix dia i disposen d’API que faciliten la seva integració amb ERP, CRM o altres sistemes de gestió. A més, s’incorporen de forma contínua noves funcionalitats, basades en les necessitats dels clients, garantint millores constants sense interrupcions ni canvis visibles per a l’usuari final.
Com se signa un contracte de treball amb signatura electrònica?
Els contractes es poden enviar per correu electrònic, SMS o WhatsApp certificat. La persona encarregada d’enviar-los pot fer-ho directament des del back office, o automatitzar el procés utilitzant les API del servei.
Com rep la documentació la persona destinatària per signar-la?
La persona destinatària rep el contracte per correu electrònic, SMS o WhatsApp i és redirigida a la pàgina de signatura. No es requereix registre previ ni descarregar programari addicional. També es pot integrar en el teu entorn web sense necessitat d’aquesta sol·licitud de signatura inicial. La signatura es pot dur a terme des de dispositiu mòbil, tauleta o PC, al moment.
Es pot enviar un document perquè el signin diverses persones al mateix temps?
Sí. L’eina permet dissenyar el flux de signatura, configurant signatures jeràrquiques, solidàries o en paral·lel i establint el tipus de signatura que correspongui a cada destinatari.
A més, els enviaments també poden ser massius, enviant el mateix document a diferents signants de manera individual.
Puc utilitzar formularis i enviar PDF editables?
Sí, la persona signant pot omplir els camps necessaris i signar. L’eina permet emplenar prèviament els camps en un PDF editable i establir-los com a obligatoris. Totes les dades completades es poden exportar en un arxiu CSV per facilitar-ne la gestió.
Click & Automate permet la configuració de formularis i la possibilitat de crear un flux a mida sense desenvolupament.
>> Sol·licita més detalls i comença avui mateix
Quins nivells de personalització permet l’eina de signatura electrònica de Lleida.net?
Permet un alt grau de personalització, des del disseny visual dels correus electrònics fins als colors corporatius i la verificació dels remitents, logotips i fins i tot el domini d’enviament.
Contacta amb el nostre equip de vendes per conèixer totes les opcions disponibles i adaptar la solució a la identitat de la teva organització.
A més de la signatura electrònica, puc utilitzar les notificacions certificades en RH?
Sí, per certificar l’enviament, la recepció i l’obertura d’un correu electrònic o SMS. És l’equivalent al burofax postal tradicional.
Serveis estratègics per a la digitalització de RH
Amb els serveis de Lleida.net podràs digitalitzar fàcilment tots els processos i la documentació que necessites en cada etapa del cicle laboral: des de la recopilació de dades, la comunicació amb el teu equip, fins a la gestió i l’arxiu segur de la informació.
📘 Descarrega la guia exclusiva per digitalitzar recursos humans i descobreix com optimitzar els teus processos amb la tecnologia de Lleida.net.