Souhaitez-vous rationaliser la gestion du service des ressources humaines de votre entreprise? La signature électronique est la solution dont vous avez besoin pour accélérer tous les processus et augmenter la satisfaction des employés. Dans cet article, nous vous expliquerons les avantages de la signature numérique de contrats de travail et d’autres documents du service des ressources humaines.
La numérisation des départements des ressources humaines reste une tâche en atente en Espagne, comme le montre l’étude sur la numérisation des départements des ressources humaines IV Estudio de la digitalización de los Departamentos de Recursos Humanos préparée par la fondation pour les personnes et les entreprises Fundación personas y empresas: Seuls 35,44% des personnes interrogées déclarent disposer d’un budget pour la digitalisation du service de ressources humaines.
L’un des outils qui peut le plus contribuer à la numérisation du service des ressources humaines est la signature numérique, mais dans quels documents peut-elle être utilisée?
La signature numérique peut-elle être utilisée dans les contrats de travail et autres documents du service RH?
La signature électronique peut être utilisée dans de nombreuses procédures au sein du service des ressources humaines d’une entreprise nécessitant la signature d’un document. Nous pouvons souligner les éléments suivants:
– Signature numérique des contrats de travail et annexes. Le Statut des travailleurs espagnol stipule que le contrat de travail peut être formalisé par écrit ou oralement. De son côté, le Code civil espagnol reconnaît la possibilité de donner son consentement au moyen d’appareils automatiques. Par conséquent, il est possible de signer un contrat de travail en utilisant la signature électronique, mais pour plus de sécurité, il doit s’agir d’une signature électronique avancée. De plus, la signature numérique peut également être utilisée en cas de modification des conditions contractuelles (changement de poste, augmentation de salaire, etc.) et une annexe au contrat de travail est signée.
– Signature des documents relatifs à la prévention des risques professionnels. Le service des ressources humaines doit documenter par écrit qu’il a fourni aux travailleurs toutes les informations requises par la loi en matière de prévention des risques professionnels. Pour en avoir une preuve, la signature électronique peut être utilisée par le travailleur.
– Signature des offres d’emploi. Il est habituel qu’avant de signer le contrat de travail, l’entreprise envoie au futur travailleur une offre avec toutes les conditions du futur contrat. Cette offre peut être signée avec une signature électronique.
– Signature du document de confidentialité. Tant les conditions contractuelles du travailleur que la documentation de l’entreprise à laquelle le salarié a accès du fait de son travail peuvent être confidentielles et exiger la signature d’un accord de confidentialité, qui peut être signé avec la signature numérique.
– Signature des documents de résiliation de contrat. La résiliation d’un contrat de travail pour licenciement doit être formalisée par écrit pour éviter les réclamations ultérieures du travailleur pour licenciement abusif en raison d’un défaut de forme. La signature électronique peut être utilisée à la fois pour la lettre de licenciement et les indemnités.
Par conséquent, la signature électronique des documents de travail a une multitude d’applications dans les aspects de travail qui peuvent favoriser et rationaliser de nombreux processus internes.
Quels sont les avantages de la signature électronique des documents de travail pour le service des ressources humaines?
La signature électronique offre divers avantages au service des ressources humaines, parmi lesquels on peut citer les suivants:
– Gain de temps. Le temps consacré à chaque gestion est réduit afin que les processus de sélection du personnel, d’embauche, de formation et de gestion des congés soient plus courts.
– Satisfaction des employés. Les travailleurs de l’entreprise se sentiront plus satisfaits et l’environnement de travail s’améliorera car les processus seront plus rapides.
– Diminution des frais. La signature électronique des documents de travail évite les déplacements, il n’y a donc pas de dépense d’énergie lors de l’utilisation de la voiture ou des transports publics et le document n’a pas non plus besoin d’être imprimé, économisant ainsi des ressources (encre, papier, énergie de l’imprimante). Ces économies renforceront également la responsabilité sociale de l’entreprise en matière de durabilité et de respect de l’environnement.
– Attraction et rétention des talents. La transformation numérique du département des ressources humaines permet d’attirer et de retenir les talents puisque l’entreprise va se différencier de ses concurrents.
– Suivi des processus. Avec la signature électronique, il est possible de suivre à tout moment le processus de signature par le service des ressources humaines, afin de savoir qui a signé et qui n’a pas signé le document.
– Bonne image de l’entreprise. Tous les avantages que nous avons détaillés précédemment ont une conséquence claire: l’amélioration de l’image de l’entreprise face aux clients, concurrents, employés, fournisseurs et investisseurs.
En bref, nous ne pouvons pas oublier que l’élément clef de toutes les entreprises sont les personnes qui les forment et que le département des ressources humaines a une mission stratégique en ce sens. Par conséquent, la transformation numérique de ce département n’est pas une option, mais elle devient un besoin.