L’on utilise le courrier électronique depuis longtemps, mais nous envoyons toujours des lettres recommandées sur papier et par courrier postal.  Il faut que la transformation numérique inclue aussi ce type de communications où il est nécessaire de certifier l’émetteur de la communication, le moment, le destinataire et le contenu. Dans cet article nous vous expliquons ce que le courriel certifié en ligne et pourquoi l’utiliser.

Qu’est-ce qu’un courriel certifié en ligne?

Un courriel certifié en ligne est un courrier électronique permettant de certifier l’identité de la personne qui l’envoie, le contenu, les pièces jointes, la date et l’heure et la réception de la part du destinataire. Les qualités du courrier certifié en ligne sont un grand avantage face aux moyens traditionnels utilisés pour envoyer des communications: impression de papier, utilisation d’encre, déplacement, et perte de temps que vous pouvez investir dans votre entreprise.

Pourquoi utiliser un courrier certifié en ligne?

Voici quelques des caractéristiques découlant de la définition de courrier certifié en ligne:

– Simple à utiliser. Il suffit d’envoyer un courrier électronique comme d’habitude et ajouter l’adresse de certification de Lleida.net dans le champ Cc Copie du courrier.

– Vous pouvez l’utiliser à tout moment. Si vous deviez envoyer un fax recommandé (burofax) pour faire une communication certifiée, vous devrez attendre que le bureau de poste soit ouvert. Avec un courrier certifié en ligne ce n’est pas nécessaire, vous pouvez envoyer un email à tout moment de la journée 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

– Il est immédiat.  En quelques secondes, la communication est délivrée au destinataire et il n’est pas nécessaire d’attendre des jours ou des heures.

– Vous économisez de l’argent. Le courrier certifié en ligne coûte un euro, moins qu’une lettre recommandée ou un burofax, qui coûte plus de 7 euros. En revanche, dans le cas de burofax, si vous souhaitez l’accusé de réception et la certification du contenu, vous devrez les payer séparément, alors que ces services sont inclus dans le courrier certifié en ligne.

– Il est totalement légal. Le courrier électronique certifié est complètement légal et peut être utilisé comme preuve dans un procès, en fait, il existe déjà de nombreuses décisions de justice qui reconnaissent sa validité en tant que communication faisant foi. En ce sens, par exemple, l’ordonnance de la 1ère chambre de la Cour suprême 885/2010 reconnaît la valeur probante d’un courrier certifié qu’un avocat envoie à son client. Parallèlement à la résolution précédente, il convient de souligner l’ordonnance de la Cour suprême du 21 mars 2013, dans laquelle il est considéré que lorsque les notifications électroniques sont intervenues par des prestataires de services de certification (comme c’est le cas de Lleida.net), la garantie de l’intégrité de l’émetteur, du destinataire, du message, de la date et de l’heure est donnée.

– Il peut être utilisé sur n’importe quel appareil. Comme avec le courrier électronique normal, le courriel certifié en ligne peut être envoyé depuis un mobile, une tablette ou un ordinateur, et, par conséquent, de n’importe où.

– Aide à protéger l’environnement. Lorsque vous envoyez un courriel certifié, vous évitez l’utilisation de papier, d’encre, d’électricité et la consommation de carburant pour les déplacements, vous contribuez donc à la protection de l’environnement.

Comment envoyer un courriel certifié en ligne?

Le processus d’envoi d’un courriel certifié en ligne est très simple, voici les étapes à suivre:

– Enregistrez-vous sur Lleida.net. Au moment de l’enregistrement, votre adresse email sera ajoutée à la liste blanche d’adresses de Lleida.net. Si vous souhaitez ajouter d’autres adresses email ultérieurement, vous pouvez le faire à partir de la plate-forme utilisateur Tools.

– Rédaction et envoi du courriel. Ensuite, vous devez rédiger l’email comme vous le faites habituellement et joindre les documents que vous jugez appropriés avec un poids maximum de 5 MB. Dans le champ du destinataire, vous mettrez l’adresse email de celui-ci et dans le champ Copie (CC) l’adresse de certification de Lleida.net.

– Gestion et réception du courrier. Lorsque vous envoyez l’email, nous vous informons qu’il a atteint les serveurs de Lleida.net et qu’il est en cours de gestion. Le destinataire recevra deux emails, celui que vous lui avez envoyé et celui que nous lui avons envoyé.

– Génération du certificat. Enfin, un certificat avec validité juridique sera généré. Ce certificat est un document probant qui comprend les informations suivantes: date, heure et adresse d’envoi, adresse IP de réception, contenu du courrier et de ses pièces jointes. Le certificat est un document au format PDF que vous aurez à disposition sur le portail Outils. Si vous le configurez ainsi, vous pouvez également recevoir une copie par email à chaque fois qu’un email est certifié. Le document probant est conservé par Lleida.net pendant une durée de 5 ans, garantissant l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des informations.

Comme vous l’avez vu, le courriel certifié en ligne facilite énormément les communications et vous permet de rationaliser tous les processus de votre entreprise, en respectant la légalité et en assurant la sécurité.

Lleida.net
Lleida.net

Nous sommes le premier opérateur certificateur – Messages électroniques certifiés