Souhaitez-vous élargir votre entreprise avec des solutions technologiques de pointe? Si votre réponse est affirmative, il faut alors connaître le fonctionnement de la signature électronique et comment rendre vos processus commerciaux agiles.
Au début de la pandémie de la COVID-19, les entreprises se sont rendu compte que la numérisation n’est plus une option, mais un besoin urgent. On a du faire, en quelques mois, ce que l’on n’a pas fait pendant des années ; le travail a été remplacé par le télétravail, la signature physique par la signature électronique, et l’achat au commerce dans la rue par l’achat en ligne. Cela n’a été que le début, car, mois après mois, la transformation numérique des entreprises a connu une accélération pour faire face à la concurrence dans cette période d’incertitude. En ce sens, la signature électronique est devenue un outil fondamental pour que les entreprises puissent continuer leur activité sans se paralyser. De fait, nous avons aperçu une augmentation significative dans l’utilisation de la signature électronique. Par exemple, si l’on compare décembre 2019 et décembre 2020, nous voyons une augmentation de l’utilisation de la signature électronique de 609,44%.
Des entreprises de tous les secteurs, comme le secteur immobilier, ont bénéficié de l’utilisation de la signature électronique. D’après le rapport de Tecnomatrit, entre les mois de mars et septembre 2020, 705 contrats de location se sont signés numériquement. D’autre côté, l’implantation des signatures numériques suppose une réduction des coûts d’entre 20% et 35%.
Vous connaissez les avantages de cette nouvelle manière de signer, mais…connaissez-vous le fonctionnement de la signature électronique?
Découvrez le fonctionnement de la signature électronique
Pour utiliser la signature électronique avec nous, il ne faut que suivre quelques pas. Voici:
- Vous enregistrer comme utilisateur
- Accédez à l’espace utilisateur avec votre nom et le mot de passe que nous vous avons fourni.
- Saisissez le destinataire ou destinataires qui doivent signer le document, configurez le texte du courrier électronique et de la page de signature, mettez en ligne le contrat en PDF et envoyez-le.
- Le destinataire recevra un courrier électronique certifié avec un lien vers une page web pour signer le document. L’utilisateur verra le PDF et pourra le signer avec un clique ou avec une signature manuscrite, en fonction de l’option que vous avez sélectionné lors de l’envoi du document.
- En fonction de la configuration que vous avez choisie pour le processus de signature, le destinataire recevra -ou pas- une copie du contrat avec marque de signature, une fois toutes les étapes du processus complétées.
Le grand avantage du processus est que vous pouvez savoir, en tout moment:
- Si le document a été envoyé.
- Si le destinataire l’a reçu, l’a ouvert et l’a signé.
Un autre aspect fondamental de la signature électronique est la preuve documentaire. Il s’agit d’un document en PDF qui recueille toutes les preuves électroniques générées lors du processus de signature :
- Données des courriers électroniques certifiés ou SMS certifiés envoyés et reçus : adresses de courrier, contenu, numéro de téléphone, Ips utilisés, dates et heures des communications, etc.
- Documents signés.
- Annexes aux documents.
- OTP, ClicktoSign ou signature biométrique.
- Pièces-jointes.
La preuve documentaire est signée numériquement avec un horodatage d’une autorité de certification, donc le contenu est protégé contre la manipulation et la falsification, apportant une grande sécurité juridique.
Fonctionnement de la signature électronique dans le contrat SMS certifié
En plus d’utiliser le courrier électronique pour la signature d’un contrat ou autre document électronique, vous pouvez utiliser un SMS. Vous pouvez suivre les étapes suivantes :
- Accédez à l’espace utilisateur avec vos coordonnées.
- Ouvrez l’onglet de Contrat SMS Certifié > Envoyer.
- Utilisez le numéro de téléphone portable qui vous a été attribué et ajoutez le numéro du destinataire ou destinataires.
- Rédigez le message que vous souhaitez envoyer.
- Envoyez.
- Le destinataire reçoit un SMS et, au moment de la réponse, vous recevrez un message dans la section « Boîte d’entrée » dans votre espace utilisateur.
- Dans ce cas, vous pouvez également télécharger la preuve documentaire de tout le processus.
Une fois le fonctionnement de la signature électronique compris, vous comprenez aussi qu’il est possible de simplifier le processus de signature de nombreux documents : contrats de travail, autorisations, contrats de location, contrats avec de fournisseurs ou clients, lettres et offres, entre autres.
Bref, il s’agit d’un outil qui peut simplifier le quotidien de toute entreprise, en gagnant du temps et l’investissant pour apporter de la valeur à l’entreprise, et augmentant la satisfaction des clients, fournisseurs et employés.