L’utilisation de la signature électronique par les entreprises a considérablement augmenté. En fait, selon nos données, si nous comparons décembre 2019 à décembre 2020, il y a eu une augmentation de plus de 600%. Cependant, la question qui se pose est de savoir ce qu’il faut prendre en compte lors du choix d’un fournisseur de signature électronique. Dans cet article, nous vous donnons tous les détails pour faire le meilleur choix.
Quelles étapes suivre pour choisir un fournisseur de signature électronique ?
Chaque cas et chaque entreprise a ses particularités, mais le choix d’un fournisseur de signature électronique peut suivre les étapes suivantes :
- Déterminez le but d’utiliser la signature électronique. Il est important que, avant de commencer à sélectionner un fournisseur de signature électronique, vous déterminez pour quels objectifs vous allez utiliser la signature électronique, c’est-à-dire dans quels processus de votre entreprise vous allez la mettre en œuvre. De cette façon, vous saurez de quel type de signature électronique vous avez besoin et quel niveau de sécurité est le meilleur pour chaque cas.
- Analysez les aspects juridiques. Le fournisseur de signature électronique doit répondre à une série d’exigences :
- Il doit être un prestataire de services de confiance, basé sur les dispositions du règlement européen eIDAS.
- Le fournisseur doit générer un document probant, qui est un PDF dans lequel sont collectées des preuves électroniques de la signature : données sur les courriels, documents signés, annexes techniques, etc. En outre, la preuve documentaire doit être signée avec un horodatage de l’autorité de certification. De cette manière, il est garanti que le contenu n’a pas été manipulé ou falsifié.
- Vous devez disposer d’un certificat préparé par des auditeurs externes qui sont des experts indépendants.
- Demandez si la solution de signature électronique s’intègre avec CRM ou ERP. Le fournisseur de signature électronique doit fournir une API permettant d’intégrer l’outil de signature électronique avec le CRM, l’ERP ou l’application mobile de votre entreprise.
- Ne payez que ce que vous utilisez. Chez Lleida.net, nous avons crée un système pour que vous puissiez disposer de la signature électronique quand vous avez besoin, sans payer des forfaits ni de consommation minimale. De plus, nous vous donnons la possibilité de calculer le prix avant d’utiliser la signature électronique.
- Vérifiez que l’application de signature électronique est simple à utiliser et personnalisable. La clé de la signature électronique est qu’elle facilite les transactions effectuées dans votre entreprise et la forme des documents (aux niveaux externe et interne). Pour ce faire, il doit être facile à utiliser tant du point de vue de l’entreprise que de l’utilisateur. De plus, il est important que vous puissiez personnaliser divers éléments lors du processus de signature :
- Pages de signature. Le logo et la couleur de votre entreprise doivent apparaître sur la page web de signature.
- Dans les courriels envoyés pour signer les contrats, le logo et la couleur de l’entreprise doivent également être inclus.
- Demandez s’il est nécessaire de télécharger un logiciel. Idéalement, le fournisseur de signature électronique devrait fournir une solution où il n’est pas nécessaire de télécharger aucun logiciel, de sorte que la signature électronique puisse être utilisée de n’importe où et à tout moment.
- Analysez si l’ensemble du processus de signature peut être suivi. Parfois, le processus de signature peut être complexe, car il est nécessaire que plusieurs personnes signent le même document dans un certain ordre. Dans ces cas, le fournisseur de signature électronique doit vous fournir la technologie nécessaire pour :
- Contrôler qui a ouvert le courrier et qui a signé.
- Envoyer des notifications et des rappels aux personnes qui n’ont pas encore signé.
- Envoyer le même document à plusieurs personnes qui doivent le signer en parallèle (plusieurs personnes reçoivent un document et peuvent le signer dans n’importe quel ordre) ou séquentiellement (plusieurs personnes reçoivent un document et doivent le signer dans un certain ordre).
- Vérifiez que les documents peuvent être mis en ligne pendant le processus de signature et qu’ils sont protégés. S’il s’agit, par exemple, de la signature d’un contrat de travail, vous aurez besoin d’une copie du DNI du signataire, il est donc important que ces documents puissent être mis en lige pendant le processus de signature afin qu’il soit plus agile et augmente la satisfaction des travailleurs. En outre, le fournisseur de signature électronique doit conserver ces documents pendant la durée légale de cinq ans fixée par la loi.
- Demandez la possibilité de souscrire des services supplémentaires à l’avenir. À mesure que votre entreprise se développe, vous aurez besoin de plus de solutions technologiques. Demandez à votre fournisseur de signature électronique ce qu’il peut vous offrir : courrier électronique ou SMS certifié, facture certifiée, contrat de courrier électronique certifié, eKYC Onboarding, etc.
Comme vous l’avez vu, choisir un fournisseur de signature électronique pour votre entreprise est une tâche qui nécessite de vérifier plusieurs aspects importants afin que la solution que vous choisissez s’adapte à votre cas.