Toute entreprise est confrontée au quotidien à un défi fondamental dans tous ses domaines : pour fonctionner efficacement et sans erreur, le papier est encore utilisé pour de nombreuses tâches. Dans cet article, nous vous expliquons les procédures avec la signature électronique qui peuvent être effectuées et comment vous pouvez aller vers un avenir avec moins de paperasse et plus d’agilité dans la gestion quotidienne.

Problèmes dérivés de l’utilisation du papier et des procédures manuelles

Dans tous les services de votre entreprise, des ressources humaines au service financier, de nombreuses procédures sont réalisées sur du papier pouvant être numérisées.  Ces procédures manuelles entraînent des problèmes tels que :
Retards dans l’exécution des procédures. La gestion effectuée manuellement prend plus de temps que si elle est effectuée numériquement. Par exemple, la signature d’un contrat nécessite la présence physique des signataires, l’impression des documents et l’envoi du document d’une partie à une autre. Des retards peuvent survenir si les deux personnes ne peuvent pas se rencontrer le même jour, un document peut se perdre, ou plusieurs personnes doivent signer un document successivement.

Augmentation des frais. L’ensemble du processus de signature manuelle d’un document nécessite du temps et des ressources (papier, encre, carburant pour le transport, etc.).

Difficultés à trouver la documentation. L’archivage physique des documents est l’un des problèmes fondamentaux des entreprises. Un document est archivé et plus tard, on ne se souvient plus où, il faut donc beaucoup de temps pour le trouver. En ce sens, selon une étude réalisée par le cabinet de conseil IDC, les avocats et les professionnels du droit perdent en moyenne 2,3 heures par semaine à chercher, sans trouver, les documents appropriés.

Perte de documents. Parfois, les parties qui doivent signer un document ne peuvent pas se rencontrer physiquement, par exemple, parce qu’elles vivent dans des pays différents, et le document doit être envoyé par la poste ou par messager, existant le risque de perdre l’envoi et de ne pas atteindre sa destination.

Solution : effectuer les procédures avec la signature électronique

La signature électronique offre une série d’avantages qui résolvent tous les problèmes que nous avons vus, par conséquent, les procédures avec signature électronique contribuent à :

Ne pas utiliser de papier. Le fait de ne pas utiliser de papier contribue à économiser les ressources, à protéger la nature et à promouvoir la responsabilité sociale de votre entreprise.

Gagner de l’espace de stockage. Non seulement le stockage numérique n’occupe pas d’espace physique, mais il facilite également la recherche de documents.

Éviter les déplacements. Avec la signature électronique, peu importe si les parties d’un contrat sont dans des pays différents, elles peuvent signer confortablement où qu’elles se trouvent et à tout moment avec un appareil (mobile, pc ou tablette) connecté à Internet.

– Augmenter la sécurité. Une signature manuscrite peut être falsifiée et manipulée, cependant, une signature électronique offre une plus grande sécurité puisqu’elle garantit l’identification des signataires et l’originalité du document signé, entre autres aspects.

Réduction du temps investi dans les procédures. Tout cela signifie que les procédures avec la signature électronique sont beaucoup plus agiles et ont pour conséquence une économie de temps et d’argent.

Procédures du quotidien de votre entreprise à effectuer avec la signature électronique

Vous vous demanderez sûrement quelles procédures peuvent être effectuées avec la signature électronique, nous vous en parlerons ci-dessous :

Signature des contrats. Il est probable que dans le fonctionnement quotidien de votre entreprise, de nombreux contrats soient signés tels que la vente de produits ou de services avec des clients, la location de locaux ou de bureaux, la location de véhicules, des contrats avec des fournisseurs ou des contrats de travail, entre autres. Tous ces contrats peuvent être signés avec la signature électronique avancée pour garantir une plus grande agilité et sécurité.

Signature d’autorisations. De nombreuses entreprises ont besoin de la signature des autorisations pour certaines procédures. Grâce à la signature numérique, cela peut être fait de manière instantanée.
Dans le cas du secteur sanitaire, les autorisations sont également utilisées pour donner un consentement éclairé aux traitements, chirurgies ou examens.

Signature de documents de confidentialité. Des accords de confidentialité sont signés dans les échanges habituelles entre les entreprises, avec les fournisseurs et avec les travailleurs. La signature électronique facilite la signature au moment même, accélérant ainsi de nombreuses procédures.

Signature des fiches de paie, de lettres et d’avertissements. Dans le domaine des ressources humaines, la signature électronique a également plusieurs usages comme la signature des fiches de paie, de lettres ou d’offres d’emploi par exemple.

Comme vous l’avez vu, les procédures avec la signature électronique offrent de nombreux avantages aux entreprises et stimulent leur innovation et la transformation numérique de l’entreprise.

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