El grupo Vilar Riba se dedica al asesoramiento global de empresas en el ámbito fiscal, jurídico, consultor, auditor y en el área laboral. Con sede en Vic y oficinas en Barcelona y Puigcerdà, y cuenta con un equipo de más de 130 profesionales con 30 años de experiencia en el sector.

La empresa siempre ha sabido dar la mejor respuesta a las necesidades de sus clientes. Aun así, sabían que las notificaciones importantes eran un punto en el que podían encontrar una respuesta mejor a la que tenían en ese momento. Antes de comenzar a usar el servicio de Lleida.net, todas estas comunicaciones se hacían a través de un burofax tradicional.

Una vez empezaron a usar el correo electrónico de Lleida.net, sus procesos mejoraron mucho, solventando la mayoría de los problemas que tenían con el burofax.

Jordi Pallarès, responsable del departamento jurídico, y Moisès Aguilar, abogado adscrito del departamento laboral, nos cuentan como ha sido su experiencia.

Retos antes de usar el Correo Electrónico Certificado

Los retos de la entrega

Uno de los principales problemas de Vilar Riba antes de usar el servicio de notificación electrónica de Lleida.net, surgía cuando uno de sus clientes necesitaba enviar una notificación a uno de sus trabajadores, y era primordial que esta llegara a tiempo. “El problema con el burofax era que no podíamos garantizar la fecha en la que el trabajador recibiría el burofax”, nos explicaba Moisès. “Por ejemplo, en un despido, si el burofax tardaba unos días en llegar, lo que ocurría era que el trabajador tenía conocimiento de su despido por el mensaje SMS que la Tesorería General de la Seguridad Social le enviaba. Sin embargo, todavía no había recibido la carta de despido por parte de la empresa”.

El hecho de no coincidir la fecha de la notificación, con la fecha a efectos en la que la empresa estaba adoptando la decisión, les había ocasionado ciertos inconvenientes en más de una ocasión. Este fue el momento en el que decidieron buscar un sistema de comunicación electrónica para sustituir el burofax.

La toma de decisión para usar el servicio de Lleida.net

Vilar Riba buscaba una solución que no requiriera de una implementación tecnológica. Preferían una solución externa a través de un portal o a través de un sistema de correo electrónico, como el que te ofrece Lleida.net.

Los factores más importantes para Vilar Riba fueron:

  • La flexibilidad en la contratación de los servicios.
  • La facilidad de uso.
  • La fiabilidad del sistema en el ámbito técnico.
  • Coste competitivo.
  • La garantía de la validez jurídica.

“Nos gustó especialmente el tema de la facilidad y la agilidad en la contratación del sistema y su uso mediante créditos. Lo que suponía simplemente cargar unos créditos y empezar a operar ya sin demasiada preparación previa, sin instalación de programas específicos, ni requisitos técnicos que lo complicaran”.

Jordi Pallarès y Moisès Aguilar nos contaban como la agilidad de la recepción del certificado, junto con el contenido íntegro de los documentos anexos dentro del mismo certificado, era una de sus partes favoritas del servicio. Así como la garantía jurídica que hay detrás de las comunicaciones.

El proceso de incorporación del Correo Electrónico Certificado

Rapidez en la apertura de la comunicación

Antes de usar el servicio de certificación electrónica de Lleida.net, tenían la duda de hasta que punto enviando un correo electrónico obtendrían una respuesta que les acreditara que el receptor de ese documento había recibido el mensaje a tiempo, e incluso si lo había llegado a abrir.

“Una de nuestras principales preocupaciones era cuanto tiempo pasaría entre el envío de la notificación y su apertura, y la solución cumplió nuestras expectativas: aproximadamente, en el 80% de comunicaciones obtenemos el addendum de apertura en un promedio de 2 h. Es decir, siempre con una rapidez mucho mayor que los burofaxes. Esta rapidez realmente nos sorprendió”.

Hoy en día la gran mayoría de personas tienen el correo electrónico configurado en sus teléfonos móviles, de modo que el acceso a la notificación se produce en un tiempo muy corto.

Incorporación del servicio de Lleida.net

Para Vilar Riba el proceso de incorporación fue un proceso ágil, en el que cuatro personas pudieron tomar parte: “yo diría que en 24 horas lo tuvimos todo a punto para poder empezar a trabajar con los correos electrónicos certificados”.

Para ellos es una solución fácil de usar porque se simplifica en 6 pasos:

  1. Se abre un correo nuevo normal.
  2. Se pone el destinatario.
  3. Se copia la comunicación al cuerpo.
  4. Si se han de adjuntar documentos se adjuntan en PDF o en el formato pertinente.
  5. El único paso distinto al envío de un correo normal es este: simplemente hay que añadir al campo Copia la dirección de correo certificador que nos proporciona Lleida.net, y nada más.
  6. Enviar y esperar a que llegue el certificado.

Opinión de los clientes de Vilar Riba sobre el servicio

En el caso de Vilar Riba, sus clientes tuvieron pequeñas reticencias iniciales para confiar en que realmente un correo electrónico certificado sería igual de válido y sólido jurídicamente como lo es un burofax.

Lo solucionaron con un pequeño ejercicio de pedagogía para generar confianza, explicando que un correo electrónico certificado no es un correo electrónica normal, que en el proceso interviene un tercero de confianza (en este caso Lleida.net), que hace la tarea de certificación emitiendo el documento correspondiente, y esto es lo que da garantía a este correo electrónico certificado.

“A partir de ahí esta barrera se supera en el 99% de los casos, se da un voto de confianza al sistema, y ​​una vez utilizado diría que la satisfacción de los clientes es plena”,  comentaba Moisès.

Procesos jurídicos

En cuanto a los procesos jurídicos, desde que usan Lleida.net, las notificaciones ya no generan ninguna duda, debido a que, en la gran mayoría de casos, la fecha de notificación, la fecha de recepción y la fecha de efectos de la decisión coinciden.

Esto les ahorra recursos, porque ya es un tema que no se discutirá y por tanto no se debe preparar, y les proporciona un plus de tranquilidad, tanto a ellos como a sus clientes, que saben que el usuario ha sido correctamente notificado en el período correcto.

Reducción de costes y mejoras

Mejora de procesos internos

Para Vilar Riba el impacto de las comunicaciones electrónicas en los procesos internos ha optimizado el tiempo dedicado a las notificaciones y a controlar la recepción de estas.

Con el correo electrónico certificado logran cerrar el proceso normalmente el mismo día en que se hace el envío. En cambio, con el burofax en papel, eran habituales incidencias como que el destinatario no se encontraba en su domicilio cuando acudía el cartero, y por lo tanto aquel envío volvía a la oficina. Esto podía pasar incluso en un segundo intento, dónde tampoco se podía realizar la entrega. La persona que gestionaba el envío, tenía que ir siguiendo esto diariamente, e ir consultando la página web correspondiente para ver dónde estaba el burofax, y si se había entregado o no.

Eran procesos que se alargaban mucho y podían dilatarse una semana o más. Por lo tanto, la parte de este trabajo de control del envío ha cambiado mucho para ellos, básicamente porque se ha acortado enormemente y ya no necesitan estar encima tanto tiempo controlando si el receptor ha recibido la comunicación correctamente.

“Evitar el riesgo de que la notificación no se considerara bien efectuada era muy importante para nosotros, pero incluso en el ámbito de los procesos internos, evitar que esta gestión se alargara a lo largo de una semana también ha sido un cambio significativo”, nos dice Moisès.

Aspectos a destacar del correo electrónico certificado

Uno de los aspectos que quisieron destacar en la entrevista fue el diseño certificado. Tener el contenido de los documentos adjuntos del correo dentro del certificado, sin tener que realizar ninguna acción adicional, es un punto destacable para ellos.

En cuanto a las estadísticas o las métricas, valoraban especialmente dos factores:

  • El tiempo de las comunicaciones, que se ha reducido significativamente.
  • Su coste, que es mucho más bajo que el de un burofax.

“Creemos que son dos aspectos importantes y donde la mejora es muy visible. No es un tema de márgenes cortos, sino que realmente es una gran diferencia para nosotros.”

¿Recomendaríais el Correo Electrónico Certificado?

Cuando les hicimos la pregunta de si recomendarían estos servicios a otras empresas esta fue su respuesta: “Nosotros recomendamos el correo electrónico certificado como herramienta útil para cualquier despacho profesional que necesite realizar comunicaciones con la garantía de que estas han sido recibidas y que se puedan encontrar en el escenario de tener que acreditar esta comunicación en cualquier organismo y de cualquier jurisdicción.”

Además nos comentaron que fuera de su sector también veían útil el uso de la herramienta en el área de recursos humanos,  como herramienta interna para poder realizar este tipo de notificaciones a sus trabajadores.

Lleida.net
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