¿Automatización para PYMEs? Puede sonar técnico y hasta intimidante, pero hoy vamos a hacer algo diferente: te daremos una guía para entender cómo la automatización en PYMEs mediante soluciones NOCODE, BPM y BPMN puede transformar tu empresa. Tanto si eres un experto en tecnología y regulaciones como si no, encontrarás aquí lo que necesitas. Hemos estructurado este artículo para que, en cada apartado, encuentres una explicación técnica detallada y otra más accesible y práctica para quienes prefieren “ver cómo funciona sin tanto tecnicismo”. Al final, tendrás una comprensión completa y concreta de cómo aplicar estos conceptos a las tareas de tu empresa, optimizándolas y asegurando que cumplan con la normativa.
Así que vamos a ello, y no dudes en contactar con Lleida.net si quieres que te acompañemos en el proceso de automatización en PYMEs.
Índice de contenidos
¿Qué es la automatización NOCODE en PYMEs y cómo funciona?
Explicación técnica
Las plataformas NOCODE permiten crear flujos de trabajo sin necesidad de escribir código. Su arquitectura se basa en API y RESTful services, que permiten conectar distintos módulos y realizar procesos automatizados y controlar accesos. Esto hace que el usuario pueda configurar flujos simplemente arrastrando y soltando bloques en una interfaz gráfica. Las plataformas NOCODE permiten también establecer controles de acceso y registros de actividad que cumplen con normativas de protección de datos, como el GDPR, lo cual es esencial para garantizar el cumplimiento en la automatización en PYMEs.
Explicación para no técnicos
Imagina que tienes una herramienta que te permite automatizar tareas como enviar recordatorios o notificaciones a tus clientes sin tener que programar. Esto es lo que hace NOCODE: te permite “arrastrar y soltar” acciones en una interfaz, configurando cada paso de forma rápida y sencilla. Es como poner tu negocio en “piloto automático” para tareas repetitivas, sin necesitar ayuda de programadores. Así, la automatización en PYMEs se vuelve accesible y práctica.
BPM: eficiencia en la automatización de procesos en PYMEs
Explicación técnica
BPM (Business Process Management) es una metodología que optimiza el flujo de trabajo en tres fases: análisis, modelado y monitorización. En la fase de análisis, se estudian los procesos para detectar ineficiencias; en el modelado, se crean diagramas de procesos, y en la monitorización se utilizan métricas para evaluar la eficiencia del proceso. Desde el punto de vista legal, la trazabilidad de BPM permite cumplir con regulaciones como el GDPR, lo cual es un aspecto crítico de la automatización en PYMEs.
Explicación para no técnicos
BPM es como un mapa detallado que te ayuda a ver cada paso en un proceso de trabajo. Esto facilita que todos en el equipo sepan exactamente qué hacer en cada momento. Por ejemplo, en un proceso de ventas, BPM te ayuda a organizar y optimizar los pasos para que no se pierda tiempo en tareas repetitivas y el cliente reciba un servicio más ágil y eficiente. La automatización en PYMEs no solo mejora la operación, sino que también asegura la calidad de los procesos.
El estándar visual para la automatización en PYMEs
Explicación técnica
BPMN (Business Process Managemet and Notation) es un estándar gráfico que permite representar visualmente los procesos de negocio mediante diagramas. Cada diagrama utiliza símbolos como eventos, actividades y flujos, lo que facilita que cualquier persona en la empresa comprenda el proceso, ya que todos los pasos se representan de forma clara y estructurada. Esto asegura coherencia y facilita el cumplimiento de normativas de transparencia, como el GDPR.
Explicación para no técnicos
BPMN es como un dibujo donde se ve el proceso de trabajo paso a paso, desde el inicio hasta el final. Piensa en un diagrama de flujo que muestra el proceso de un pedido, desde que el cliente lo realiza hasta que se completa. BPMN hace que todos en la empresa puedan entender cómo funciona el proceso sin tener que leer instrucciones complicadas, mejorando la eficiencia y reduciendo errores. Esto hace que la automatización en PYMEs sea sencilla de aplicar y supervisar.
Cumplimiento normativo en la automatización en PYMEs: GDPR, eIDAS
En Lleida.net, nuestras soluciones cumplen con normativas clave en materia de protección de datos, lo cual es fundamental para la automatización en PYMEs. Aquí te explicamos cada una de ellas:
GDPR (Reglamento General de Protección de Datos)
Explicación Técnica: El GDPR establece que los datos personales deben ser gestionados con transparencia y seguridad. En nuestras plataformas, aplicamos cifrado, autenticación de doble factor y registros de auditoría para proteger la información. Los procesos automatizados tienen un historial completo de actividad que permite al usuario saber cómo se están usando sus datos, asegurando la “privacidad desde el diseño”.
Explicación para no técnicos: El GDPR es una ley europea que protege la privacidad de los datos. Nuestras soluciones aseguran que la información de tus clientes esté segura, registrando cada acceso y uso de sus datos. Esto significa que puedes ofrecer a tus clientes la tranquilidad de que sus datos están protegidos.
eIDAS (Reglamento Europeo de Identificación Electrónica)
Explicación Técnica: eIDAS es el marco legal que permite que las firmas digitales tengan validez jurídica en toda la Unión Europea. En nuestras plataformas, cada documento firmado digitalmente cuenta con certificados emitidos por autoridades reconocidas y un sistema de validación en tiempo real. Este sistema asegura la integridad del documento durante todo su ciclo de vida, cumpliendo así con los requisitos legales de autenticidad y seguridad.
Explicación para no técnicos: eIDAS es una ley que hace que las firmas digitales tengan el mismo valor legal que una firma en papel. Con nuestras soluciones, puedes firmar contratos y documentos de manera segura, y tener la garantía de que son válidos en toda Europa.
Caso práctico de automatización en PYMEs: cómo Lleida.net ayudó a una empresa a optimizar su operativa
Una empresa de telecomunicaciones enfrentaba dificultades para gestionar manualmente los contratos de sus servicios ADSL. Este proceso era lento y cargado de tareas administrativas, lo cual generaba demoras, una experiencia subóptima para el cliente y falta de visibilidad sobre el estado de cada expediente dentro del equipo.
Con el sistema de automatización Click & Automate de Lleida.net, la empresa digitalizó el proceso de contratación. El equipo comercial inicia cada expediente en la plataforma, ingresando la información del cliente y los detalles del contrato. A continuación, el cliente recibe un enlace seguro por correo electrónico para revisar y firmar el contrato digitalmente, utilizando un código de un solo uso que recibe por SMS. Posteriormente, el contrato pasa a revisión final, donde el equipo de gestión puede aprobarlo y cerrar el proceso de forma digital y trazable.
La implementación de Click & Automate permitió a la empresa reducir considerablemente el tiempo de gestión de los contratos, mejorar la trazabilidad y simplificar el flujo de trabajo. La automatización del proceso aumentó la eficiencia y la satisfacción del cliente, al ofrecer una experiencia rápida, segura y sin la carga administrativa de antes.