La numérisation est un processus déjà en cours dans de nombreuses entreprises dont les dirigeants ont compris qu’ils doivent changer s’ils veulent continuer à concurrencer. Mais pourquoi, si nous numérisons des processus, continuons-nous à signer physiquement les documents? La signature électronique de documents vous fera non seulement gagner du temps et de l’argent, mais elle peut également vous aider à rendre toute gestion plus agile. Dans cet article, nous vous indiquerons dans quel type de documents la signature électronique peut être utilisée.

Signature électronique des documents concernant les ressources humaines

Le département des ressources humaines des entreprises est l’un de ceux qui effectuent le plus de procédures dans lesquelles des signatures de documents sont nécessaires. De nombreux documents peuvent être signés avec une signature électronique:

– Fiches de paie.

– Contrats de travail.

– Avertissements.

– Sanctions.

– Lettres de licenciement.

– Contrôles d’accès.

– Congés et reprises.

– Accords de confidentialité.

– Demande de congés.

– Polices.

L’utilisation de la signature électronique dans le service des ressources humaines de votre entreprise améliorera l’image de l’entreprise et facilitera la rétention et l’attraction des talents.

Signature électronique de documents commerciaux

Le département commercial des entreprises en est un autre qui peut bénéficier énormément de la signature électronique. Les processus de signature physique sont généralement longs et dans une opération commerciale il est essentiel d’être agile pour donner une bonne impression au client et ne pas perdre l’opération. Les documents qui peuvent être signés numériquement dans un service commercial sont, par exemple, les suivants:

– Contrats avec des fournisseurs (pour la fourniture de services ou pour la vente de produits : fournitures de bureau, logiciels, imprimantes, nettoyage, maintenance, etc.).

– Contrats avec des clients, pour la prestation de services ou la vente de produits.

– Accords de confidentialité ou NDA (Non Disclosure Agreement).

– Propositions de vente de produits ou de services.

Signature électronique du document dans le service financier

Le service financier d’une entreprise est l’un des plus stratégiques et gère un grand nombre de documents qui doivent être signés, comme par exemple:

– Factures.

– Budgets.

– Ordres de paiement.

– Documents bancaires de natures diverses (approbation des virements, transferts d’argent, etc.).

Dans ce cas, il s’agit d’opérations délicates qui nécessitent un haut niveau de sécurité que peut offrir la signature électronique avancée.

Signature électronique du document dans le service marketing

Le service marketing des entreprises est généralement en charge de la communication externe de l’entreprise. Pour cela, dans de nombreux cas, le service a besoin de l’approbation d’autres services tels que la direction pour communiquer avec le client et cette autorisation peut être signée à l’aide de la signature électronique, à partir de n’importe quel lieu et heure et avec tout appareil ayant accès à Internet.

Utilisations de la signature électronique dans le service IT

Le département technologique et informatique de l’entreprise a souvent besoin d’une approbation du budget pour acheter des logiciels ou du matériel pour l’entreprise, et ce sont souvent des dépenses élevées. Pour cela, ils ont besoin de l’approbation du PDG ou d’un autre responsable qui peut le donner par signature électronique.

Signature électronique pour l’équipe de direction

Le PDG et l’équipe de direction de toute entreprise doivent signer de nombreux documents au quotidien pour approuver les opérations, contrats ou autres transactions. Par conséquent, l’utilisation de la signature électronique peut être un moyen de gagner du temps et de permettre aux gestionnaires de se concentrer sur des tâches de plus grande valeur pour l’entreprise.

Signature électronique dans les agences immobilières

Les agences immobilières, en plus de pouvoir utiliser la signature électronique de documents dans les services que nous avons vus, peuvent également l’utiliser pour signer, entre autres, les documents suivants :

– Offres de vente ou de location.

– Commandes de vente.

– Contrats d’arrhes.

– Contrats de vente.

– Contrats de location de locaux, bureaux, habitations et hangars.

– Contrats de location avec option d’achat.

Signature électronique dans les entreprises du secteur logistique

Dans les entreprises logistiques, il est également nécessaire de signer une multitude de documents pour contrôler les envois. La signature électronique est la solution pour rationaliser toutes les procédures de signature du document d’envoi ou de réception, par exemple. Avec la signature électronique, il est possible d’avoir un horodatage et une identification de la personne qui a reçu la marchandise afin que l’ensemble du processus puisse être contrôlé en toute sécurité.

Signature électronique dans le secteur de la santé

La signature électronique a également diverses utilisations dans le secteur de la santé, notamment en ce qui concerne le consentement éclairé des patients lorsqu’ils reçoivent un traitement, subissent une intervention ou bénéficient d’un service médical. Ils pourront signer ledit consentement avec la signature électronique et éviter les frais de papier, d’encre, de déplacement, etc.

En bref, ce sont des cas dans lesquels la signature d’une ou plusieurs personnes est nécessaire et grâce à la signature électronique, le processus peut être simplifié car il permet de signer de n’importe où et à tout moment pour éviter de perdre du temps et de l’argent. La productivité de l’entreprise augmentera et améliorera son image devant les fournisseurs, les clients, les travailleurs et les investisseurs.

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