En las comunidades de vecinos se realizan multitud de comunicaciones que necesitan ser enviadas de forma fehaciente y en las que el correo electrónico certificado es la solución para ahorrar tiempo y dinero, además de tener seguridad jurídica. En este post te contamos los usos del correo electrónico certificado en las comunidades de vecinos, sus ventajas y su validez legal.

¿Qué es el correo electrónico certificado?

El correo electrónico certificado es una comunicación electrónica en la que se certifica su autenticidad por un prestador de servicios de confianza. Esto quiere decir que, además del emisor de la comunicación y del receptor, existe un tercero que certifica que la comunicación se ha producido, en qué momento se ha hecho, quién la ha enviado y quién la ha recibido, desde qué lugar y qué contenido tiene.

Usos del correo electrónico certificado en comunidades de vecinos

En las comunidades de vecinos los usos del correo electrónico certificado pueden ser de distinto tipo:

Envío de convocatorias de juntas. La Ley de Propiedad Horizontal establece en el artículo 9.1h) que una de las obligaciones de los propietarios es comunicar el domicilio en España a efectos de notificaciones y que, si no se comunica, se entenderá que es el piso o local de su propiedad. Tanto la doctrina como la jurisprudencia admiten que el domicilio en España puede ser un buzón de correo electrónico. Por lo tanto, las convocatorias de juntas se pueden realizar por medio de correo electrónico, pero deben considerarse dos cuestiones importantes:

o Que el propietario haya admitido esta forma de comunicación.

o Que se utilice el correo electrónico certificado para tener constancia de la comunicación, para el caso de que el propietario niegue haberla recibido.

Envío de actas de comunidad. Cada vez que se reúna la junta de propietarios se deberá elaborar un acta que contenga los acuerdos tomados, esa acta se debe comunicar a los propietarios y es importante que se haga de manera que quede constancia de la recepción, ya que, por ejemplo, el plazo de impugnación de un acuerdo se cuenta desde que se ha recibido el acta. Por lo tanto, al igual que en el caso anterior, las comunicaciones se deben hacer de forma fehaciente y se puede utilizar el correo electrónico certificado.

Reclamación de gastos de comunidad. Uno de los problemas más frecuentes a los que se enfrentan las comunidades de vecinos es el impago de los gastos de comunidad de algún propietario. La primera gestión que se debe hacer para que se pueda reclamar judicialmente la cantidad pendiente de pago es el envío de una comunicación fehaciente y el correo electrónico certificado cumple todos los requisitos para que pueda ser utilizado como prueba en un juicio de la reclamación extrajudicial de la deuda.

Otras comunicaciones. Una comunidad de propietarios puede necesitar hacer multitud de comunicaciones no solo con los vecinos sino también con terceros como proveedores de servicios de limpieza, de mantenimiento de ascensores, de portería, etc. Por ejemplo, se puede comunicar por correo electrónico certificado la finalización de un contrato o la aceptación de una oferta o de un presupuesto.

Por lo tanto, las convocatorias y actas de la junta, en especial cuando se tratan asuntos importantes como la modificación de cuotas o la aprobación de normas o prohibiciones, es importante que se realicen por medios que permitan tener constancia de la recepción de la comunicación por los destinatarios y del contenido.

¿Es válido el correo electrónico certificado en las comunicaciones de comunidades de vecinos?

El correo electrónico certificado es válido en base al Reglamento europeo eIDAS que establece en el artículo 43 lo siguiente:

1. A los datos enviados y recibidos mediante un servicio de entrega electrónica certificada no se les denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales por el mero hecho de que estén en formato electrónico o no cumplan los requisitos de servicio cualificado de entrega electrónica certificada.

2. Los datos enviados y recibidos mediante un servicio cualificado de entrega electrónica certificada disfrutarán de la presunción de la integridad de los datos, el envío de dichos datos por el remitente identificado, la recepción por el destinatario identificado y la exactitud de la fecha y hora de envío y recepción de los datos que indica el servicio cualificado de entrega electrónica certificada.

¿Qué ventajas aporta el correo electrónico certificado a las comunidades de vecinos?

Además de los numerosos usos del correo electrónico certificado en una comunidad de vecinos, este aporta varias ventajas como las siguientes:

– Es un 95% más económico que un burofax.

– Permite ahorrar mucho tiempo debido a la comodidad con que se puede enviar, ya que basta con poner en el campo de Copia del correo la dirección del prestador de servicios de confianza.

– Es totalmente legal y válido como prueba en un procedimiento judicial.

– Aporta seguridad en las comunicaciones, que es fundamental cuando se trata de asuntos importantes como la reclamación de gastos de comunidad impagados a un propietario.

Como consecuencia de todo lo anterior, en Lleida.net sabemos que los usos del correo electrónico certificado hacen que sea muy versátil y que aporte la confianza y legalidad que se necesita en las comunicaciones que se realizan por la comunidad de propietarios.

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