¿Quieres aumentar la cartera de servicios de tu empresa y trabajar de forma más ágil? Es necesario que descubras el servicio de notificaciones electrónicas. En el tráfico habitual de las empresas se realizan numerosas notificaciones cada día que necesitan de más o menos seguridad o constancia de la recepción, dependiendo de cada caso. Las empresas ya son conscientes de la importancia de las notificaciones electrónicas y, de hecho, según los datos de Lleida.net las notificaciones por medio de correo electrónico certificado aumentaron más de un 900% si comparamos diciembre de 2019 y diciembre de 2020.

¿Qué son las notificaciones electrónicas?

Las notificaciones electrónicas son aquellas que se realizan con medios electrónicos, sin embargo, para que una notificación electrónica sea fehaciente y pueda ser utilizada como una prueba en juicio debe acreditar la identidad de quien recibe y envía la comunicación y garantizar la inalterabilidad del contenido del mensaje transmitido, en este caso estamos hablando de la notificación electrónica certificada. En relación con lo anterior, el Reglamento eIDAS establece en el artículo 3 apartado 36 lo siguiente:

«servicio de entrega electrónica certificada», un servicio que permite transmitir datos entre partes terceras por medios electrónicos y aporta pruebas relacionadas con la gestión de los datos transmitidos, incluida la prueba del envío y la recepción de los datos, y que protege los datos transmitidos frente a los riesgos de pérdida, robo, deterioro o alteración no autorizada;

¿En qué consiste el servicio de notificaciones electrónicas?

El servicio de notificaciones electrónicas certificadas que presta Lleida.net tiene diversas formas:

Correo electrónico certificado. Se trata de un tipo de correo electrónico que te permite tener una prueba fehaciente de que se ha realizado una comunicación, de quién la ha enviado, quién la ha recibido, dónde, cuándo y el contenido. Se trata, no solo de un medio más rápido, sino también de un medio un 95% más barato para enviar comunicaciones, puesto que el coste del mensaje es de un euro. Para utilizar el servicio de notificaciones electrónicas y enviar un correo electrónico certificado vas a tener que seguir los siguientes pasos:

o Darte de alta en Lleida.net

o Escribir el mensaje como lo hagas siempre y en el campo de Copia (CC) poner la dirección certificadora de Lleida.net.

o Enviar el correo.

o Finalmente recibirás una notificación en la que se te informará que el correo está siendo procesado, cuando el destinatario lo reciba se generará un certificado con validez legal y cuando el correo se abra se generará un adendum. Todo el proceso se acredita mediante un documento de evidencias que incluye todos los datos de la notificación realizada.

SMS certificado. Al igual que el correo electrónico certificado puede ser utilizado en un juicio como prueba válida de una notificación puesto que acredita el momento del envío, la identificación del receptor y del remitente, así como el contenido del mensaje. En este caso, el coste del mensaje es también de un euro. El SMS certificado funciona a través de la plataforma online de Tools en la que podrás personalizar todos los mensajes antes de enviarlos.

Factura certificada. En este caso se trata de una factura que se envía mediante correo electrónico certificado, de manera que se acredita que la factura se ha enviado y entregado, así como su contenido. Por lo tanto, podrás controlar el pago y hacer un seguimiento para planificar los ingresos y gastos de tu negocio.

Recepción certificada. En este caso se certifican los correos electrónicos recibidos en un determinado buzón incluidos los adjuntos. Este servicio de notificaciones electrónicas se utiliza para enviar a los clientes, por ejemplo, una prueba de que el mensaje ha sido recibido, de manera que se genere confianza y transparencia.

Openum. Con este servicio se le envía al destinatario un correo electrónico o un SMS con un enlace que debe abrir para acceder a un determinado contenido. Openum certifica la apertura de dichos contenidos o documentos.

¿Para qué se utiliza el servicio de notificaciones electrónicas certificadas?

El servicio de notificaciones electrónicas se puede utilizar para diversas gestiones como las siguientes:

Comunicaciones certificadas a clientes, empleados, proveedores o accionistas, entre otros.

Gestión de un Expediente de Regulación de Empleo (ERTE). Las comunicaciones que se deben realizar en estos casos a los trabajadores se pueden hacer mediante un correo electrónico o SMS certificado. También es posible configurar un buzón para que cuando los trabajadores envíen alguna notificación, reciban una confirmación de recepción de la misma por la empresa.

Voto electrónico. Se utiliza en los casos de una votación de un acuerdo en una Junta de Accionistas, en los supuestos de votación en asambleas de empresas, asociaciones o comunidades de propietarios, por ejemplo.

Tal y como has visto el servicio de notificaciones electrónicas tiene multitud de usos que pueden ser muy útiles para cualquier empresa y agilizar de forma significativa todas las gestiones que requieran realizar una comunicación fehaciente.

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