El grup Vilar Riba es dedica a l’assessorament global d’empreses en l’àmbit fiscal, jurídic, consultor, auditor i en l’àrea laboral. Amb seu a Vic i oficines a Barcelona i Puigcerdà, i compta amb un equip de més de 130 professionals amb 30 anys d’experiència en el sector.
L’empresa sempre ha sabut donar la millor resposta a les necessitats dels seus clients. Tot i això, sabien que les notificacions importants eren un punt en el qual podien trobar una millor solució a la que tenien en aquell moment. Abans de començar a utilitzar el servei de Lleida.net, totes aquestes comunicacions es feien a través del burofax tradicional.
Un cop van començar a fer servir el correu electrònic de Lleida.net, els seus processos van millorar molt, solucionant la majoria dels problemes que tenien amb el burofax.
Jordi Pallarès, responsable del departament jurídic, i Moisès Aguilar, advocat adscrit del departament laboral, ens expliquen com ha estat la seva experiència.
Reptes abans de fer servir el Correu Electrònic Certificat
Els reptes del lliurament
Un dels principals problemes de Vilar Riba abans d’utilitzar el servei de notificació electrònica de Lleida.net, sorgia quan un dels seus clients necessitava enviar una notificació a un dels seus treballadors, i era primordial que aquesta arribés a temps. “El problema amb el burofax era que no podíem garantir la data en la qual el treballador rebria el burofax”, ens explicava Moisès. “Per exemple, en un acomiadament, si el burofax trigava uns dies a arribar, el que passava era que el treballador tenia coneixement del seu acomiadament pel missatge SMS que la Tresoreria General de la Seguretat Social li enviava. No obstant això, encara no havia rebut la carta d’acomiadament per part de l’empresa”.
El fet de no coincidir la data de la notificació, amb la data a efectes en la que l’empresa estava adoptant la decisió, els havia ocasionat certs inconvenients en més d’una ocasió. Aquest va ser el moment en què van decidir buscar un sistema de comunicació electrònica per substituir el burofax.
La presa de decisió per utilitzar el servei de Lleida.net
Vilar Riba buscava una solució que no requerís una implementació tecnològica. Preferien una solució externa a través d’un portal o mitjançant un sistema de correu electrònic, com el que ofereix Lleida.net.
Els factors més importants per a Vilar Riba van ser:
- La flexibilitat en la contractació dels serveis.
- La facilitat d’ús.
- La fiabilitat de sistema en l’àmbit tècnic.
- Cost competitiu.
- La garantia de la validesa jurídica.
“Ens va agradar sobretot el tema de la facilitat i l’agilitat en la contractació de sistema i el seu ús mitjançant crèdits. Suposava simplement carregar uns crèdits i començar a operar ja sense massa preparació prèvia, sense instal·lació de programes específics, ni requisits tècnics que ho compliquessin”.
Jordi Pallarès i Moisès Aguilar ens explicaven com l’agilitat de la recepció del certificat, juntament amb el contingut íntegre dels documents annexos dins el mateix certificat, era una de les seves parts favorites del servei. Així com la garantia jurídica que hi ha darrere de les comunicacions.
El procés d’incorporació del Correu Electrònic Certificat
Rapidesa en l’obertura de la comunicació
Abans d’utilitzar el servei de certificació electrònica de Lleida.net, tenien el dubte de fins a quin punt enviant un correu electrònic, obtindrien una resposta que els acredités que el receptor d’aquest document havia rebut el missatge a temps, i fins i tot si ho havia arribat a obrir.
“Una de les nostres principals preocupacions era quant de temps passaria entre l’enviament de la notificació i la seva obertura, i la solució va complir les nostres expectatives: aproximadament, al 80% de comunicacions obtenim l’addendum d’obertura en una mitjana de 2 h. És a dir, sempre amb una rapidesa molt més gran que el burofax. Aquesta rapidesa realment ens va sorprendre”.
Avui dia la gran majoria de persones tenen el correu electrònic configurat en els seus telèfons mòbils, de manera que l’accés a la notificació es produeix en un temps molt curt.
Incorporació del servei de Lleida.net
Per a Vilar Riba el procés d’incorporació va ser un procés àgil, en què quatre persones van poder prendre part: “jo diria que en 24 hores ho vam tenir tot a punt per poder començar a treballar amb els correus electrònics certificats”.
Per a ells és una solució fàcil d’usar perquè se simplifica en 6 passos:
- S’obre un correu nou normal.
- Es posa el destinatari.
- Es copia la comunicació al cos.
- Si s’han d’adjuntar documents, s’adjunten en PDF o en el format pertinent.
- L’únic pas diferent de l’enviament d’un correu normal és aquest: simplement cal afegir al camp Copia l’adreça de correu certificador que ens proporciona Lleida.net, i res més.
- Enviar i esperar que arribi el certificat.
Opinió dels clients de Vilar Riba sobre el servei
En el cas de Vilar Riba, els seus clients van tenir petites reticències inicials per confiar que realment un correu electrònic certificat seria igual de vàlid i sòlid jurídicament com ho és un burofax.
Ho van solucionar amb un petit exercici de pedagogia per generar confiança, explicant que un correu electrònic certificat no és un correu electrònic normal, que en el procés intervé un tercer de confiança (en aquest cas Lleida.net), que fa la tasca de certificació emetent el document corresponent, i això és el que dona garantia a aquest correu electrònic certificat.
“A partir d’aquí aquesta barrera se supera en el 99% dels casos, es dona un vot de confiança al sistema, i un cop utilitzat diria que la satisfacció dels clients és plena”, comentava Moisès.
Processos jurídics
Quant als processos jurídics, des que utilitzen Lleida.net, les notificacions ja no generen cap dubte, pel fet que, en la gran majoria de casos, la data de notificació, la data de recepció i la data d’efectes de la decisió coincideixen.
Això els estalvia recursos, perquè ja és un tema que no es discutirà i per tant no s’ha de preparar, i els proporciona un plus de tranquil·litat, tant a ells com als seus clients, que saben que l’usuari ha estat correctament notificat en el període correcte.
Reducció de costos i millores
Millora de processos interns
Per Vilar Riba l’impacte de les comunicacions electròniques en els processos interns ha optimitzat el temps dedicat a les notificacions i a controlar la recepció d’aquestes.
Amb el correu electrònic certificat aconsegueixen tancar el procés normalment el mateix dia en què es fa l’enviament. En canvi, amb el burofax en paper, eren habituals incidències com que el destinatari no es trobava al seu domicili quan hi anava el carter, i per tant aquell enviament tornava a l’oficina. Això podia passar fins i tot en un segon intent, on tampoc es podia fer el lliurament. La persona que gestionava l’enviament, havia d’anar seguint la gestió diàriament, i anar consultant la pàgina web corresponent per veure on era el burofax, i si s’havia lliurat o no.
Eren processos que s’allargaven molt i podien dilatar-se una setmana o més. Per tant, la part d’aquest treball de control de l’enviament ha canviat molt per a ells, bàsicament perquè s’ha escurçat enormement i ja no necessiten estar a sobre tant de temps controlant si el receptor ha rebut la comunicació correctament.
“Evitar el risc que la notificació no es considerés ben efectuada era molt important per a nosaltres, però fins i tot en l’àmbit dels processos interns, evitar que aquesta gestió s’allargués al llarg d’una setmana també ha estat un canvi significatiu”, ens diu Moisès.
Aspectes a destacar del correu electrònic certificat
Un dels aspectes que van voler destacar en l’entrevista va ser el disseny del certificat. Tenir el contingut dels documents adjunts del correu dins el certificat, sense haver de realitzar cap acció addicional, és un punt destacable per a ells.
Pel que fa a les estadístiques o les mètriques, van valorar especialment dos factors:
El temps de les comunicacions, que s’ha reduït significativament.
El seu cost, que és molt més baix que el d’un burofax.
“Creiem que són dos aspectes importants i on la millora és molt visible. No és un tema de marges curts, sinó que realment és una gran diferència per a nosaltres. ”
Recomanaríeu el Correu Electrònic Certificat?
Quan els vam fer la pregunta de si recomanarien aquests serveis a altres empreses, aquesta va ser la seva resposta: “Nosaltres recomanem el correu electrònic certificat com a eina útil per a qualsevol despatx professional que necessiti realitzar comunicacions amb la garantia que aquestes han estat rebudes i que es puguin trobar en l’escenari d’haver d’acreditar aquesta comunicació en qualsevol organisme i de qualsevol jurisdicció. ”
A més ens van comentar que fora del seu sector també veien útil l’ús de l’eina en l’àrea de recursos humans, com a eina interna per poder realitzar aquest tipus de notificacions als seus treballadors.