25 minutes avec Gal·la Sánchez Vendrell, avocate

14 Juin, 201318 Mars, 2015 par Lleida.net

25 minutes avec Gal·la Sánchez Vendrell, avocate


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Dix heures du matin, dans le bureau d’avocats Estudi Juridic, c’est déjà le milieu de la matinée. À l’entrée on apercevait le va et vient quotidien de ce type d’activité : la sonnerie des téléphones, chuchotements au fond mélangés aux frappements de clavier, quelques personnes en salle d’attente et des gens qui entrent et sortent des bureaux vitrés.

Dès notre arrivé, ils nous ont accompagné à la salle de réunions, décorée avec une collection d’appareils photos anciens parfaitement disposés dans des vitrines. Gal·la est arrivée en répondant à notre curiosité sans même avoir le temps de demander; « les appareils  appartiennent à mon père, il en collectionne depuis des années ».

Nous nous sommes installées et elle a commencé à nos expliquer le fonctionnement de Estudi Juridic y Asesoría Financiera S.A., les deux entreprises qu’elle gère.
Gal·la – Asesoría Financiera se consacre fondamentalement à la fiscalité, non seulement à la présentation d’impôts et comptabilité, mais aussi à la planification fiscale des entreprises. Et Estudi Juridic se consacre au conseil commercial des celles-ci. Nous sommes deux sociétés indépendantes, mais nous sommes voisines, juste à côté, et nous partageons beaucoup de clients, nous collaborons étroitement dans le conseil aux entreprises.
La spontanéité de Gal·la face aux caméras s’explique par sa gestion de l’émission télévisée LegalTV sur des sujets commerciaux et fiscaux dans le canal Internet CMNtv Círculo de Mujeres de Negocios- Cercle de femmes d’affaires. Son simplicité et confort nous a poussé à commencer avec les questions.

Lleida.net– Quelle a été la motivation pour incorporer les services de Lleida.net à votre travail?

Gal·la- Nous avons découvert Lleida.net il y a deux mois, nous n’avons pas encore exploité tout son potentiel.

Nous avions besoin d’un service qui nous donne la garantie d’un tiers de confiance qui répond et sert de bibliothèque, qui puisse certifier, et Lleida.net nous a fournit tout cela.

Nous ne nous contentons pas d’envoyer un simple email, car ce type de communication peut se perdre, ou on peut nier sa réception. L’envoi d’un email recommandé de Lleida.net est un système qui nous garantit la réception de l’envoi, moins rigide ou agressif qu’un fax recommandé, et plus sécurisé qu’un simple email.

Lleida.net– Donc vous utilisez le service email recommandé. Comment l’employez-vous dans les deux entreprises?

Gal·la– Oui, l’email recommandé.

Chez Estudi Juridic, nous l’utilisons pour envoyer des communications dont nous voulons laisser une trace : conseils, sujets sensibles avec clients, et envois à la partie adverse.

À Asesoría Financiera nous l’utilisons plutôt pour la communication avec les clients, c’est à dire pour l’envoi d’impôts ou déclarations que nous souhaitons formaliser et être surs de leur réception. Nous l’avons récemment utilisé pour les déclarations de biens à l’étranger. Il s’agit d’une nouvelle déclaration, le modèle 720. Les raisons : c’est nouveau, et les clients voulaient connaitre ce type d’impôt, donc nous avons décidé de leur envoyer la déclaration via email recommandé et leur transmettre cette tranquillité à travers ce service.

Lleida.net– Comment votre routine a-t-elle changé ?

Gal·la– D’un côté, nous disposons d’un moyen d’envoi sur qui atteste l’envoi, la réception et le contenu, moins agressive que le fax recommandé et plus efficace que la lettre recommandé, qui n’atteste pas le contenu.

D’autre côté, nous économisons en papier et de l’espace. Nous essayons d’être fidèles à notre politique de ne pas imprimer et tout informatiser. Si nous conservons en papier tous les documents des clients pendant les cinq ans exigés, nous devrions déménager. Nous disposons d’un serveur, nous conservons les documents également dans le cloud, et Lleida.net les stocke et le conserve pendant cinq ans comme garantie supplémentaire.

Nous gagnons en tranquillité sachant que tout ce que nous envoyons se trouve là.

En plus, Lleida.net facilite la gestion documentaire. Nous avons accès à tous les email recommandés que nous avons envoyé auparavant à travers la web, en effectuant la recherche par date, destinataire, émetteur… ceci simplifie la gestion.

Lleida.net– Après deux mois d’utilisation, vous avez peut-être des suggestions. Pensez-vous à des potentialités de ce service?

Gal·la– J’avais demandé de mettre à disposition la possibilité d’augmenter la quantité de documentation à joindre en tant que pièce jointe.
Le poids des emails est limité, et parfois il n’est pas suffisant.

J’ai aussi demandé, car on me l’a également demandé, d’élargir le délai de stockage. La nouvelle législation sur le blanchissement de capitaux, à respecter par les conseillers et avocats (entre autres), exige conserver les documents pendant dix ans.

Lleida.net– Il faut s’adapter aux nouvelles exigences. Et vos clients, comment réagissent-ils face aux emails recommandés?

Gal·la– Les clients sont favorables à cette nouveauté, ils se sent rassurés et assurés. Surtout quand il s’agit de nouvelles déclarations auxquelles ils ne sont pas habitués, ce sont des sujets particulièrement sensibles. Pour les clients, le fait de savoir que tout a été présenté correctement, qu’il existe une copie et un tiers de confiance qui les stocke également, ce sont des garanties supplémentaires pour le client, et ils en sont reconnaissants.
Nous profitons de l’occasion pour vous présenter notre nouveau canal de YouTube :

http://www.youtube.com/watch?v=3zY9-VEjN2U

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