En septiembre de 1999, el Gobierno español aprobó de forma urgente el Real Decreto-ley 14/1999, que estableció el primer marco legal provisional para el reconocimiento de la firma electrónica en España. Este paso abrió el camino a una regulación más completa, consolidada en la Ley 59/2003, y desde entonces, la firma electrónica se ha convertido en uno de los sistemas de identificación más seguros y en una herramienta esencial para la digitalización de procesos, tanto en el ámbito público como en el privado.
Actualmente, su uso está extendido en sectores como la administración pública, los servicios financieros, la sanidad y la contratación laboral. De hecho, se estima que el 83% de las empresas españolas ya han incorporado la firma electrónica en sus procesos internos.
Sin embargo, a pesar de su alta adopción, el nuevo reto para las organizaciones es lograr una mayor integración de esta tecnología en sus flujos de trabajo. Se buscan soluciones que mejoren la experiencia del usuario, ofrezcan altos niveles de personalización, se integren con identidades digitales y puedan combinarse con tecnologías emergentes como la inteligencia artificial o la blockchain.
En este contexto, Lleida.net, como prestador cualificado de servicios electrónicos de confianza, trabaja estratégicamente para evolucionar su solución propia de firma electrónica Click & Sign, garantizando altos estándares de seguridad, eficiencia y personalización, y ayudando a sus clientes a optimizar costes y procesos.
Índice de contenidos
Impacto de la firma electrónica en los departamentos de RR.HH.
En el ámbito de los recursos humanos, especialmente en consultoras y empresas de trabajo temporal (ETTs), la firma electrónica se ha convertido en una herramienta imprescindible para la gestión documental. Permite automatizar procesos clave, reducir tiempos de respuesta y garantizar el cumplimiento normativo en todas las etapas del ciclo de vida del empleado.
Diseñar una experiencia del empleado o candidato, exitosa es ahora más sencillo gracias a la integración de servicios basados en la nube, que aseguran seguridad, trazabilidad, eficiencia operativa y conformidad legal. En el caso de Lleida.net, estas soluciones se actualizan continuamente con nuevas funcionalidades, sin interrupciones ni impacto para el cliente. Desde la recogida de autorizaciones para el tratamiento de datos personales (de acuerdo con la LOPDGDD y el RGPD), hasta la firma de contratos laborales, finiquitos, o documentos fiscales como los justificantes de retención de IRPF, todos estos procesos pueden realizarse de forma 100 % digital, con validez legal y máxima comodidad para la empresa y el empleado.
Los beneficios de la firma electrónica en contratos laborales
La firma electrónica, al igual que la rúbrica tradicional, tiene validez legal y expresa la conformidad de los firmantes con el contenido del documento firmado.
- Ahorro de tiempo y minimización de errores humanos
Los procesos de firma electrónica son significativamente más ágiles que los métodos tradicionales de impresión, firma manual y escaneo. Esta eficiencia acelera los tiempos de contratación y optimiza la gestión de documentos laborales.
⏱️ El 78% de los firmantes accede a la página de firma en menos de una hora.
- Validez jurídica en el marco normativo laboral y mayor seguridad
La firma electrónica brinda un nivel superior de protección a los acuerdos frente a la rúbrica convencional.
Proporciona un seguimiento íntegro de todo el procedimiento mediante pruebas electrónicas. Asimismo, posibilita la verificación de la identidad del firmante y asegura que el contenido del documento no ha sido alterado.
- Satisfacción del equipo y buena imagen de empresa
El enfoque en la innovación y la eficiencia demuestra al equipo que la organización está a la vanguardia de las mejores prácticas.
- Gestión interna más eficiente
Con Click & Sign, puedes asignar roles personalizados con distintos niveles de acceso según el perfil de cada usuario, siguiendo así, la organización interna de tu equipo.
- Seguimiento del proceso, almacenamiento digital y gestión inteligente de documentación
Click & Sign permite un seguimiento en tiempo real de los procesos de firma, garantizando cumplimiento y registros precisos.
Todos los documentos se almacenan de forma segura junto con la documentación solicitada si así se ha configurado (DNI, pasaporte, certificados, etc.). Si se utilizan PDFs editables, también almacenamos de manera automática los datos introducidos. La documentación queda centralizada, accesible en todo momento y custodiada por 5 años (ampliable según necesidad).
¿Es legal firmar contratos laborales con firma electrónica?
Sí, la firma electrónica es legal y vinculante en Europa y en España, siempre que cumpla con el Reglamento eIDAS (UE 910/2014) y la Ley 6/2020 de servicios electrónicos de confianza. Los servicios de Lleida.net se ajustan estrictamente a este marco normativo vigente, garantizando que, en cada transacción, se respeten los criterios de seguridad, interoperabilidad y validez tanto nacional como internacional.
>> Contacta con nosotros si necesitas más información
¿Es legal la firma electrónica en el resto del mundo?
Sí, la firma electrónica es legal en la mayoría de los países del mundo, aunque la normativa aplicable puede variar según la jurisdicción. Nuestras soluciones están reconocidas en más de 100 países, lo que permite realizar envíos internacionales con plena seguridad y sin barreras legales.
>> Consulta aquí la validez de la firma electrónica por país
Tipos de firma electrónica: cuál elegir y por qué
El Reglamento eIDAS define tres niveles de firma electrónica, con distintos grados de seguridad y validez legal. Click & Sign ofrece todas las modalidades, adaptadas al nivel de garantía que requiera tu negocio.
Diseña un flujo de firma a tu medida: cuanto más alto es el nivel de firma, más evidencias se generan y mayor es su fuerza probatoria. Sin embargo, esto también puede dificultar la experiencia del usuario. A la hora de escoger, lo importante es no imponer requisitos superiores a los indispensables.
Firma electrónica simple (SES)
✔Ideal para procesos de bajo riesgo o documentación interna.
✔Bajo nivel probatorio.
Firma electrónica avanzada (AES)
✔ Garantiza identidad y vinculación con el firmante.
✔ La firma con código de un solo uso (OTP) ofrece una capa adicional de seguridad al incorporar un mecanismo de verificación extra. La persona responsable de la firma recibe un código único, enviado a través de correo electrónico, SMS o WhatsApp certificado. Este código debe ingresarse para completar el proceso de firma, garantizando así la autenticidad de la identidad del firmante.
Firma electrónica cualificada (QES)
✔ Equivalente a una firma autógrafa.
✔ La firma se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y requiere de un certificado digital cualificado.
👨⚖️ Uso en entornos de alta seguridad legal.
Robustez en la seguridad y en la evidencia probatoria
El sistema de Lleida.net incorpora mecanismos de autenticación, integridad y no repudio, que garantizan tanto la inalterabilidad del documento firmado como la identificación inequívoca del firmante.
Cada proceso genera un documento de evidencias, donde se registran todos los eventos ocurridos durante la firma. Este documento, firmado con un certificado digital y protegido con un sello de tiempo, asegura su autenticidad e integridad desde el momento de su creación y durante toda su custodia.
El certificado actúa como prueba electrónica privada, aportando evidencias sólidas que, en caso de litigio, permiten demostrar la autenticidad del proceso de firma. Además, el sellado de tiempo refuerza la validez y longevidad de la firma incluso con el paso de los años.
Automatización con seguridad jurídica
Cada vez más empresas optan por soluciones 100% en la nube, en vez de instalar herramientas de forma local. Esto les permite aprovechar mayor adaptabilidad, costes reducidos y actualizaciones automáticas sin impacto en sus equipos de IT.
Los servicios de Lleida.net pueden activarse el mismo día y disponen de APIs que facilitan su integración con ERP, CRM u otros sistemas de gestión. Además, se incorporan de forma continua nuevas funcionalidades, basadas en las necesidades de los clientes, garantizando mejoras constantes sin interrupciones ni cambios visibles para el usuario final.
¿Cómo se firma un contrato de trabajo con firma electrónica?
Los contratos se pueden enviar por correo electrónico, SMS o WhatsApp certificado. La persona encargada de enviarlos puede hacerlo directamente desde el back office, o automatizar el proceso utilizando las APIs del servicio.
¿Cómo recibe la documentación la persona destinataria para firmarla?
La persona destinataria recibe el contrato por correo electrónico, SMS o WhatsApp y es redirigida a la página de firma. No se requiere registro previo ni descargar software adicional. También puede integrarse en tu entorno web sin necesidad de esta solicitud de firma inicial. La firma se puede realizar desde dispositivo móvil, tableta o PC, al instante.
¿Se puede enviar a firmar un documento por varias personas al mismo tiempo?
Sí. La herramienta permite diseñar el flujo de firma, configurando firmas jerárquicas, solidarias o en paralelo y estableciendo el tipo de firma que corresponda a cada destinatario.
Además, los envíos también pueden ser masivos, enviando el mismo documento a diferentes firmantes individualmente.
¿Puedo utilizar formularios y enviar PDF editables?
Sí, la persona firmante puede rellenar los campos necesarios y firmar. La herramienta permite pre-rellenar campos en un PDF editable y hacerlos obligatorios. Todos los datos completados se pueden exportar en un archivo CSV para facilitar su gestión.
Click & Automate, permite la configuración de formularios y la posibilidad de creación de un flujo a medida sin desarrollo.
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¿Qué niveles de personalización permite la herramienta de firma electrónica de Lleida.net?
Permite un alto grado de personalización, desde el diseño visual de los correos electrónicos hasta los colores corporativos y la verificación de los remitentes, logos e incluso el dominio de envío.
Contacta con nuestro equipo de ventas para conocer todas las opciones disponibles y adaptar la solución a la identidad de tu organización.
¿Además de la firma electrónica puedo utilizar las notificaciones certificadas en RR.HH.?
Sí, para certificar el envío, la recepción y la apertura de un correo electrónico o SMS. Es el equivalente al burofax postal tradicional.
Servicios clave para la digitalización de RR.HH
Con los servicios de Lleida.net podrás digitalizar fácilmente todos los procesos y documentación que necesitas en cada etapa del ciclo laboral: desde la recopilación de datos, la comunicación con tu equipo, hasta la gestión y el archivo seguro de la información.
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