25 minutos con Gal·la Sánchez Vendrell, abogada

A las diez de la mañana, en el despacho de abogados Estudi Juridic ya llevaban media mañana de trabajo. En la entrada se preveía el ajetreo diario propio de esta actividad: teléfonos sonando, murmullo de fondo mezclado con el sonido de las teclas del ordenador, algunas personas en la sala de espera y gente entrando y saliendo de los despachos acristalados.

Nada más llegar, nos dirigieron a una sala de reuniones decorada con una colección de cámaras antiguas de fotos perfectamente expuestas en vitrinas. Gal·la apareció en seguida y respondió a nuestra curiosidad sin nosotras preguntar, “las cámaras son de mi padre, las colecciona desde hace años”.

Tomamos asiento y comenzó a explicarnos el funcionamiento de Estudi Juridic y Asesoría Financiera S.A., las dos empresas que dirige.

Gal·la- Asesoría Financiera, se dedica a la fiscalidad fundamentalmente, no sólo la presentación de impuestos y de contabilidades, también a la planificación fiscal de las empresas. Y Estudi Juridic se dedica al asesoramiento mercantil a las empresas. Son dos empresas independientes pero como somos vecinas, estamos puerta con puerta y compartimos muchos clientes, colaboramos  estrechamente en el asesoramiento a las empresas.

La naturalidad de Gal·la ante la cámara está justificada, ha conducido el programa de televisión LegalTV sobre temas mercantiles y fiscales en el canal de internet televisión CMNtv (Círculo de Mujeres de Negocios). Por tanto, su comodidad nos invitó a comenzar con las preguntas.

Lleida.net- ¿Qué os hizo incorporar los servicios de Lleida.net a vuestro trabajo?

Gal·la-  Descubrimos Lleida.net hace un par de meses, todavía no le hemos sacado todo el potencial que puede tener.

Pensamos en que necesitábamos un servicio que nos diera la garantía de tener un tercero que responde y hace también de biblioteca, además al actuar como tercero de confianza con la facultad de certificar y Lleida.net nos ofrecía todo eso.

No nos conformamos con enviar un simple email porque los e-mails se pueden perder, pueden decir que no los han recibido. El envío de un e-mail certificado de Lleida.net es un sistema que nos garantiza la recepción del envío, sin la rigidez y/o agresividad que transmite un burofax, y sin quedarnos cortos, como sucede con el envío de un e-mail simple.

Lleida.net- Usáis entonces el servicio de e-mail certificado. ¿Qué usos le dais en cada empresa?

Gal·la- Sí, el e-mail certificado.

En Estudi Juridic lo usamos para enviar comunicaciones de las que queremos dejar constancia, juntas, temas delicados con clientes y envíos a la parte contraria.

En Asesoría Financiera se está utilizando básicamente para la comunicación con clientes en el envío de aquellos impuestos o declaraciones que queremos asegurarnos que el cliente recibe y para darle formalidad. Lo hemos utilizado recientemente con las declaraciones de bienes en el extranjero, que es una declaración nueva, el modelo 720. Por la novedad  y porque los clientes estaban a la expectativa  de ver cómo era este impuesto, optamos por enviarles la declaración por email certificado y transmitirles la tranquilidad que este servicio nos da.

Lleida.net- ¿Cómo ha cambiado vuestra rutina?

Gal·la- Por un lado, tenemos una forma de envío segura y que certifica el envío, la recepción y el contenido, menos agresiva que el burofax y más eficaz que la carta certificada, que no acredita el contenido.

Por otro lado, ahorramos papel y espacio. Estamos en una política en la empresa de intentar no imprimir nada y guardarlo todo en el sistema informático. Porque si guardamos toda la documentación de los clientes durante el periodo de cinco años en que puede ser requerida, no cabríamos. Tenemos un servidor, lo guardamos también en la nube y Lleida.net nos lo archiva y nos lo guarda durante esos cinco años como garantía adicional.

Nos da tranquilidad saber que todo lo que enviamos está ahí.

Además, nos ha facilitado la gestión documental. Como podemos acceder a todos los emails certificados que hemos enviado a través de la web, buscando por fecha, por destinatario, por remitente, nos facilita mucho la gestión.

Lleida.net- En estos dos meses de uso, seguro que ya tenéis alguna sugerencia ¿qué potencialidades se le pueden sacar aún a este servicio?

Gal·la- Pues yo ya pedí que se nos dé la posibilidad de aumentar la cantidad de documentación que puedes enviar en los documentos adjuntos. Hay un peso de e-mail determinado que no se puede sobrepasar en este momento y a nosotros se nos ha quedado pequeño en alguna ocasión.

Otra cosa que pedí, porque nos la piden a nosotros, es que se pueda ampliar el plazo de almacenamiento. La nueva normativa de blanqueo de capitales, que estamos obligados a cumplir los asesores y abogados (entre otros), exige conservar la documentación durante diez años.

Lleida.net- Hay que adaptarse a las nuevas exigencias.

Y vuestros clientes, ¿cómo reaccionan ante estos e-mails certificados?

Gal·la- Los  clientes lo han recibido favorablemente, les da tranquilidad y les da seguridad. Sobre todo cuando hay servicios, declaraciones en este caso, nuevas a las que los clientes no están acostumbrados, hay una sensibilidad especial en estos temas. Por eso, el hecho de que los clientes sepan que se ha presentado correctamente, que tienen una copia, que hay un tercero de confianza  que también los tiene archivados, son garantías adicionales que le estás dando al cliente y que éste, evidentemente, agradece.

Aprovechamos la ocasión para presentaros nuestro nuevo canal de YouTube:

http://www.youtube.com/watch?v=3zY9-VEjN2U

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