La mairie de Lleida est connue comme la Paeria. Paer vient du terme patiarium, qui veut dire homme de paix, nom pour désigner les maires. Ce privilège lui a été octroyé à Lleida en 1264, et depuis, la mairie est appelée Paeria. Nous parlions de ces détails sur le chemin à la Mairie pour un entretien. Nous avons rendez-vous avec Montse Minguez, Maire Adjointe de l’économie et les finances, et avec Antoni Saldaña, directeur de l’institut Municipal d’informatique. Tous les deux connaissent parfaitement le fonctionnement interne et les méthodes de travail, qui ont changé ou en train de changer, conséquence de l’utilisation de nos services.
Nous nous sommes installés dans une salle ample et bien conditionnée. Un endroit où discuter tranquillement jusqu’à qu’un imprévu ou la routine frappe à la porte.
Lleida.net– Bonjour. Il fait bon dans cette salle. Aujourd’hui il fait presque 40º. Allons-y, maintenant que nous sommes tous à l’aise. Monste, vous êtes la porte-parole, n’est pas? Racontez-nous, quels services de Lleida.net utilisez dans la Mairie de Lleida?
Montse Mínguez– Je suis la porte-parole, mais Antoni participera également s’il veut ajouter quoi que ce soit.
À la Mairie de Lleida nous utilisons les services de Lleida.net depuis ses débuts pratiquement. De plus, nous avons été pionniers dans l’implantation de technologies de Lleida.net.
En 2008, nous avons été les premiers à utiliser le SMS certifié pour les notifications de la Mairie aux citoyens. Une nouveauté à l’époque qui nous a permis d’effectuer un important saut qualitatif dans nos services.
En 2009, par exemple, nous avons commencé à utiliser le service de SMS star pour l’activation de protocoles d’urgence. Ce service est utilisé par protection civile et le reste d’organismes de sécurité pour s’organiser.
Maintenant, nous sommes en train de mettre en place le courrier électronique certifié. Une technologie de Lleida.net qui va améliorer significativement la qualité et efficacité de cette administration locale.
Lleida.net– Pour quoi utilisez-vous nos services?
Montse Mínguez– L’éventail d’utilisations est ample, et chaque jour apparaissent des nouveaux. Au fur et à mesure que les différents départements utilisent et connaissent les services, ils découvrent et proposent davantage d’applications et d’utilisations.
Les applications des services couvrent les domaines concernant la sécurité, dans le cadre de la Police municipale et protection civile, mais aussi les notifications certifiées que nous sommes en train de mettre en place dans nos processus internes de gestion.
Nos citoyens et utilisateurs remercient notamment les notifications via SMS certifié de la part de la Mairie, concernant des rendez-vous, des informations portant sur les listes électorales, informations d’inscription aux écoles et d’autres activités.
Nous utilisons également le SMS certifié de Lleida.net dans les processus de signature de contrats ou des concours. Un canal de communication, en plus, que les personnes concernées apprécient et remercient de façon spéciale.
Lleida.net- Quels sont les améliorations que vous avez remarqué dans les processus et méthodes de travail?
Montse Mínguez– Les bénéfices les plus immédiats sont, sans aucune doute, la réduction des délais de traitement, l’augmentation de l’efficacité et la réduction de coûts. Pour l’administration publique et pour le citoyen, bien entendu. Dans ces trois points nous avons pu vérifier que les bénéfices sont importantes, mais sans oublier que le bénéfice principal est d’avoir la capacité d’offrir un service et une attention citoyenne de majeur qualité.
Lleida.net– Et, en ce qui concerne les ressources et coûts (papier, envois, rappels…), avez-vous remarqué des économies?
Montse Mínguez– Bien sûr, assez considérables. Par exemple, nos estimations concernant l’utilisation de l’email certifié de Lleida.net montrent des économies en consommation de papier de plus de 66% pour chaque transmission.
En administration, nous consommons beaucoup de papier, et ces services nous permettent d’économiser en réduisant son utilisation. C’est à dire, une utilisation massive de ’email certifié, étant donné le volume de transmissions d’une mairie de la taille de la notre, pourrait générer des économies de centaines de milliers d’euros par an.
Lleida.net– Avez-vous reçu des questions ou des commentaires de tierces personnes concernant l’utilisation de nos services?
Montse Mínguez- L’administration municipale est, et a toujours été, l’administration la plus proche pour les citoyens, et celle qui reçoit des retours plus directement, pour le meilleur…et pour le pire!
Le meilleur retour est celui des citoyens eux-mêmes, dans la demande de services basés sur le SMS, les appels et Internet. Si le citoyen reçoit un service rapide, efficace et simple, il demande et propose la réception des notifications par cette voie. Nous avons pratiquement tous notre portable sur nous.
Il arrive aussi fréquemment des questions d’autres mairies concernant l’utilisation de ces services, car nous sommes pionniers dans ce domaine.
Lleida.net– Il y a quelque chose qui vous manque? Quels aspects des services de Lleida.net que vous utilisez pourraient être améliorés pour s’adapter complètement aux besoins de la Mairie?
Montse Mínguez– Logiquement, nous demandons toujours un service meilleur à un prix inférieur. Dans tous les cas, nous reconnaissons que Lleida.net anticipe souvent nos besoins.
Nous pensons que le travail le plus important à effectuer est le notre, le travail interne. Je veux dire, c’est à travers le besoin continu de repenser les services et le flux interne de travail que nous avançons pour obtenir le meilleur rendement de ces ressources.
Nous parlons donc, d’un changement du modèle culturel interne. La gestion du changement des organisations est très difficile, même si passionnante.
En fait, depuis la Mairie de Lleida, nous contemplons ce changement dans le cadre d’une stratégie de ville que nous connaissons sous le concept “Lleida Smart Green City”. Nous voulons faire de Lleida une ville plus durable, dans tous les sens, et nous travaillons dans ce sens pour effectuer une gestion plus efficace et convenable pour les citoyens et les entreprises.
Vous pouvez voir l’entretien sur notre canal Youtube.