Hace más de 10 años, lanzamos nuestra herramienta de firma electrónica Click & Sign. Desde entonces, miles de clientes han dejado atrás las firmas ológrafas para adoptar nuestra alternativa digital que no solo aporta seguridad a sus procesos, sino que también mejora su conversión: el 78% de los firmantes accede a la página de firma en menos de una hora.
Tradicionalmente, los documentos se han enviado a firmar por correo electrónico o SMS. Sin embargo, en un entorno cada vez más inmediato, la accesibilidad se ha convertido en un pilar tan importante como la seguridad. En línea con esta prioridad, este año hemos dado un paso adelante: la integración de WhatsApp como nuevo canal de envío.
La adopción de WhatsApp para firmar documentos no es una teoría: ya está sucediendo. Empresas de múltiples sectores —desde el financiero y el inmobiliario, hasta la logística, los seguros o el agroalimentario— han dado el salto a la era del clic, incorporando esta funcionalidad a sus procesos.
Índice de contenidos
¿Por qué apostar por la firma electrónica por WhatsApp?
Ofrece ventajas clave:
- Remitente personalizado y verificado por META, lo que genera mayor confianza y credibilidad en tus comunicaciones (incluye un check de identidad verificado).
- Personalización del proceso: es posible personalizar tanto el nombre del remitente como la página de firma, incluyendo el logotipo de la empresa, lo que refuerza la imagen de marca.
- Cobertura internacional garantizada: envíos seguros a números extranjeros.
- Experiencia optimizada para dispositivos móviles: Se firma directamente desde WhatsApp, sin tener que instalar ninguna otra app, con tiempos de respuesta promedio inferiores a 15 minutos.
- Seguridad jurídica reforzada: Los documentos tienen validez legal gracias a Lleida.net como proveedor de confianza.
- Documentación cifrada de extremo a extremo, garantizando máxima seguridad y evitando cualquier manipulación.
- Gestión centralizada y trazable en el back office.
- Configura avisos y recordatorios automáticos para mejorar la tasa de respuesta y agilizar tus procesos.
Firma electrónica por WhatsApp con un prestador de servicios de confianza cualificado
¿Qué tipo de prueba representa un mensaje de WhatsApp?
Un mensaje de WhatsApp se considera una prueba documental privada, según lo establecido en el artículo 324 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (LEC). No obstante, su admisión en un proceso judicial depende del cumplimiento de ciertos requisitos:
• Autenticidad: debe demostrarse que el mensaje no ha sido manipulado ni alterado.
• Identificación de las partes: es necesario acreditar quién envió y quién recibió el mensaje.
• Integridad del contenido: el mensaje debe presentarse de forma completa, sin omisiones ni modificaciones.
En consecuencia, aunque un mensaje de WhatsApp puede ser aceptado como prueba documental privada, su valor probatorio es limitado debido a que:
• Puede ser fácilmente impugnado por posibles manipulaciones.
• Generalmente requiere pruebas complementarias, como un informe pericial, un acta notarial o la declaración de testigos.
• No goza de presunción de autenticidad ni de integridad.
La jurisprudencia del Tribunal Supremo (entre otras) ha establecido criterios claros al respecto. En particular, la STS 300/2015 señala que, en caso de impugnación, corresponde a la parte que presenta el mensaje la carga de acreditar su veracidad, aportando pruebas que respalden su autenticidad e integridad.
¿Por qué es importante involucrar a un prestador de servicios electrónicos de confianza cualificado?
Cuando interviene un prestador de servicios electrónicos de confianza cualificado, como Lleida.net, se aportan garantías esenciales en el proceso de recopilación y conservación de pruebas digitales. Lleida.net certifica la integridad del mensaje, la identificación del remitente y del destinatario, así como la fecha y hora exacta de envío y recepción. Además, podrá custodiar la conversación de forma segura y conforme a la normativa, durante el plazo legalmente requerido.
Al tratarse de un prestador cualificado conforme al Reglamento (UE) 910/2014, eIDAS, los certificados de evidencias que emite gozan de presunción legal de validez y plena eficacia jurídica en toda la Unión Europea. Esto se debe a que el proceso de generación de pruebas se realiza siguiendo estrictos estándares técnicos y normativos europeos.
Evita la nulidad o rechazo de la prueba
Una de las ventajas clave es que se reduce significativamente el riesgo de inadmisión o nulidad de la prueba, algo frecuente cuando se presentan mensajes digitales no certificados (como simples capturas de pantalla). La intervención de un prestador cualificado aporta fiabilidad técnica y jurídica, dificultando la impugnación de la prueba por parte de la parte contraria.
¿Qué valor probatorio tiene una firma electrónica realizada por WhatsApp?
El valor probatorio de una firma realizada por WhatsApp depende del modo en que se lleve a cabo y del contexto en el que se utilice. En términos generales, puede considerarse una firma electrónica simple, según la definición del Reglamento (UE) 910/2014, eIDAS. Esto incluye situaciones como:
- El envío de una imagen de una firma manuscrita.
- La expresión escrita de consentimiento, como «Acepto».
- La firma trazada con el dedo sobre una imagen.
Su valor en este caso sería limitado y aunque puede tener valor probatorio es fácilmente impugnable, no goza de presunción legal de veracidad ni de autoría y requiere de apoyo adicional (por ejemplo, peritaje informático u acta notarial).
En cambio, si la firma se realiza mediante un prestador cualificado —como Lleida.net a través de su plataforma Click & Sign—, esta tiene plena validez legal y en caso de utilizar una firma cualificada, esta se equipará a la firma manuscrita, conforme al artículo 25 del Reglamento eIDAS.
Click & Sign incorpora medidas de seguridad como canales cifrados, códigos OTP, trazabilidad y control de acceso, lo que refuerza considerablemente su fuerza probatoria y la hace mucho más difícil de impugnar.
Un único aliado para todo tu proceso de onboarding
Gracias a su sólida sinergia tecnológica, Lleida.net ofrece la posibilidad de diseñar una experiencia de usuario unificada, integrando sus distintos servicios en un único proceso. Esto no solo minimiza errores operativos, sino que también permite crear un entorno integral, adaptado al nivel de seguridad jurídica requerido y gestionado de forma centralizada por un único proveedor.
Desde procesos de videoidentificación, certificados digitales y sistemas de reconocimiento facial por biometría, hasta autenticación en doble factor mediante SMS, correo electrónico o WhatsApp, firma electrónica con validez legal y opciones de integración con sistemas de gestión, el cliente puede diseñar su propio proceso de onboarding, completamente adaptado a sus necesidades. Todo ello con la garantía de que Lleida.net generará evidencias con pleno valor legal en cada etapa del proceso.
¿Te gustaría empezar a enviar documentos a firmar por WhatsApp?