mejora de la gestión documental en pymes

Cómo mejorar la gestión documental en pymes

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Hoy en día ser una pyme no es fácil, sobre todo en un mundo en el que las tecnologías y la internacionalización avanzan a velocidades vertiginosas. Las soluciones y facilidades que se proponen suelen adaptarse mejor a las grandes empresas, favoreciéndolas frente a las pymes, ya que tienen una mayor capacidad a la hora de realizar cambios profundos en los sistemas de gestión documental. Sin embargo, las pequeñas y medianas empresas suponen más del 99% del tejido empresarial de nuestro país, y es inevitable preguntarse por qué no existen más soluciones adaptadas a este tipo de negocios.

Una de las desventajas de las pymes es la comunicación. Entendemos que existen comunicaciones informales y formales. Las primeras, como las llamadas telefónicas, los apretones de manos, o el correo electrónico, son asequibles a todas las empresas, pero las formales suponen un esfuerzo, tiempo y coste mayores: el envío de facturas, los contratos, las notificaciones… Todas estas comunicaciones han de realizarse de manera formal para que quede constancia de ello, e incluso deben archivarse el tiempo que exige la ley, y los medios que están al alcance de las pymes suelen ser los tradicionales: carta certificada, firma manuscrita, burofax, envío de mensajeros o representantes, etc.

En Lleida.net nos preguntamos cómo podríamos beneficiar a pymes en lo que se refiere a la gestión documental y la comunicación. Por ello proponemos servicios adaptados a cualquier tipo de empresa.

¿Cómo simplificar la gestión documental?

Nuestras soluciones son sencillas, suponen una inversión mínima de tiempo y reducen los costes de las comunicaciones. ¿Cómo? Agilizando los procesos tradicionales, aportando seguridad jurídica y formalizando cualquier tipo de comunicación. Para las siguientes necesidades proponemos estas soluciones:

  • Formalización de contratos: Connectaclick Basic o Connectaclick Pro
  • Envío de facturas: Connectaclick Lite o Email certificado
  • Envío de notificaciones, de cláusulas o de documentación sensible: Email certificado, SMS certificado o Connectaclick Lite

¿En qué te beneficia?

El uso de las comunicaciones electrónicas certificadas se traduce en una reducción de costes, un ahorro de tiempo y una seguridad mayor. Pongamos el ejemplo de un contrato:

Costes: en lugar de pagar una carta certificada, la impresión de papel y el sobre, el mensajero, o la gasolina del transporte para hacer las gestiones de manera presencial, podrías enviar un email a tu cliente (2€)
Tiempo: imprime el contrato, mételo en el sobre, ve a correos y espera dos días la respuesta de tu cliente…O adjunta el contrato en un email y recibe la respuesta inmediatamente (5 min)
Seguridad: Lleida.net archiva durante 5 años el certificado, que incluye el email, el contrato, la respuesta, la fecha y hora…y todo con validez legal.

Si quieres más información, visita nuestra página web www.lleida.net

Isabel Rueda Molina
Técnica de Desarrollo de Negocio y Traductora de Francés

Con el título de Traducción e Interpretación recién salido del horno, aprovecha cualquier ocasión para viajar y aprender cosas nuevas.

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