“Generamos un ahorro en consumo de papel de más del 66%”. Ayuntamiento de Lleida

Montse Mínguez, Teniente de Alcalde de Economía y Hacienda del Ayuntamiento de Lleida. 2013
Montse Mínguez, Teniente de Alcalde de Economía y Hacienda del Ayuntamiento de Lleida. 2013

Al ayuntamiento en Lleida se le llama Paeria. Paer procede de patiarium que significa hombre de paz y así era como se denominaba a los alcaldes. Este privilegio le fue concedido a Lleida en el año 1264 y desde entonces, el ayuntamiento adquirió el nombre de Paeria. Estábamos recordando estos detalles de camino al ayuntamiento para una entrevista. Tenemos una cita con Montse Mínguez, Teniente de Alcalde de Economía y Hacienda, y a Antoni Saldaña, Gerente del Instituto Municipal de Informática. Ambos conocen bien el funcionamiento interno del ayuntamiento y los métodos de trabajo que, como consecuencia de la introducción de nuestros servicios, han cambiado o están en proceso de cambio.

Nos sentamos en una sala amplia y con la temperatura óptima. Así conversaremos relajadamente hasta que las rutinas o los imprevistos llamen a la puerta.

 

Lleida.net- Buenos días. Qué temperatura tan buena tenéis aquí dentro. Hoy debemos estar casi a 40º. Aprovechemos que aquí se está a gusto y empecemos. Montse, harás de portavoz, ¿cierto? Cuéntanos, ¿qué servicios de Lleida.net usáis en el ayuntamiento de Lleida?

Montse Mínguez- Sí, pero ahí está Antoni también por si quiere añadir algo.

En el Ayuntamiento de Lleida usamos los servicios de Lleida.net desde prácticamente sus inicios. Es más, hemos sido pioneros en la implantación de algunas de las tecnologías de Lleida.net.

En el año 2008, fuimos los primeros en utilizar el SMS certificado para las notificaciones del ayuntamiento a los ciudadanos. Una absoluta novedad en aquel momento que nos permitió dar un salto cualitativo importante en nuestros servicios.

En 2009, por ejemplo, empezamos a utilizar el servicio de SMS en estrella para la activación de protocolos de emergencia. Este servicio lo usan protección civil y el resto de organismos de seguridad para organizarse.

Ahora, estamos en el proceso de implantación del correo electrónico certificado. Una tecnología de Lleida.net que va a significar un salto cualitativo y de eficiencia muy importante en esta administración local.

Lleida.net- ¿Para qué utilizáis nuestros servicios?

Montse Mínguez- El abanico de usos es amplio y cada día aparece alguno nuevo. A medida que nuestros departamentos hacen un uso más extendido de los mismos y los conocen mejor, descubren y proponen más aplicaciones y usos.

Las aplicaciones van desde temas de seguridad dentro del marco de actuaciones de la Guardia Urbana y Protección Civil, hasta las notificaciones certificadas que estamos integrando dentro de nuestros procesos internos de gestión.

Nuestros ciudadanos y usuarios agradecen especialmente las notificaciones vía SMS certificado del ayuntamiento: desde temas de agenda, pasando por información del censo electoral a toda la información de matrícula e inscripción en escuelas infantiles y otras actividades.

También utilizamos el SMS certificado de Lleida.net en los procesos de contratación o de oposiciones. Un canal de comunicación, en suma, que los afectados aprecian y agradecen de un modo especial.

 

Lleida.net- ¿Qué mejoras habéis notado en los procesos y métodos de trabajo?

Montse Mínguez- Los beneficios más inmediatos son, sin duda, la reducción de los tiempos de tramitación, el aumento de la eficiencia y el abaratamiento de costes. Tanto para la administración pública como para el ciudadano. En los tres aspectos hemos podido constatar que los beneficios son espectaculares, aunque no olvidamos que el principal beneficio es que tenemos la capacidad de dar un mejor servicio y atención al ciudadano.

 

Lleida.net- ¿Y con respecto a los recursos y costes (papel, envíos, recordatorios…) habéis percibido ahorro?

Montse Mínguez- Sí y bastante considerable. Por poner un ejemplo, nuestros cálculos respecto a la aplicación del e-mail certificado de Lleida.net apuntan que en cada transmisión generamos un ahorro en consumo de papel de más del 66%.

En la administración consumimos mucho papel y estos servicios nos permiten ahorrar mucho reduciendo su uso. Dicho de otra manera, una aplicación masiva del e-mail certificado, teniendo en cuenta el volumen de transmisiones de un ayuntamiento de nuestro tamaño, podría llegar a generar un ahorro al consistorio de cientos de miles de euros al año.

 

Lleida.net- ¿Alguien os ha preguntado o habéis recibido comentarios de terceros por el uso de nuestros servicios?

Montse Mínguez- La administración municipal es, desde siempre, la más cercana e inmediata para los ciudadanos y la que recibe un feedback más directo, para bien… ¡Y para mal!

El mejor feedback lo tenemos así en los propios ciudadanos, en la solicitud de servicios basados en SMS, telefonía móvil e Internet. Si al ciudadano le das un servicio rápido, eficaz y cómodo, el ciudadano pregunta y propone recibir las notificaciones por esta vía. Prácticamente todos llevamos un móvil en el bolsillo.

También son frecuentes, dado que somos pioneros en el tema, las consultas de otros ayuntamientos respecto al uso de estos servicios.

Lleida.net- ¿Qué echáis en falta? ¿Qué aspectos de los servicios que usáis de Lleida.net mejorarían para adecuarse completamente a las necesidades del ayuntamiento?

Montse Mínguez- Lógicamente, siempre demandamos un mejor servicio al menor precio. En cualquier caso, reconocemos que en la mayoría de las ocasiones Lleida.net se nos adelanta en sus propuestas.

Pensamos que la labor más importante a realizar es nuestra, interna. Dicho de otra forma, es en esta necesidad constante que tenemos de replantear los servicios y los flujos internos de trabajo que avanzaremos para obtener un rendimiento máximo de estos recursos.

Estamos hablando, por tanto, de un cambio del modelo cultural interno. La gestión del cambio dentro de las organizaciones es una labor tan difícil como apasionante.

De hecho, nosotros desde el ayuntamiento de Lleida contemplamos todo esto dentro de una estrategia de ciudad que hemos englobado dentro del concepto “Lleida Smart Green City”. Queremos hacer una ciudad más sostenible en todos los aspectos y trabajamos en esta dirección para realizar una gestión más eficiente y más cómoda para los ciudadanos y las empresas.

 

Puedes ver la entrevista en nuestro canal Youtube.

http://youtu.be/SmniqMkgahM

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