Qualsevol empresa en el seu dia a dia s’enfronta a un repte fonamental en totes les àrees que la componen: funcionar de forma eficaç i sense errors, però, el paper encara s’utilitza per a nombroses gestions. En aquest post t’expliquem els tràmits amb la signatura electrònica que es poden fer i de quina manera es pot anar cap a un futur amb menys paperassa i més agilitat en la gestió diària.
Quins problemes ocasiona l’ús de paper i de procediments manuals?
En tots els departaments de la teva empresa, des de recursos humans al departament financer, es realitzen moltes gestions en paper que es podrien digitalitzar. Aquests procediments manuals comporten problemes com:
– Retards en la realització de gestions. Una gestió que es realitza de forma manual comporta més temps que si es realitza de forma digital. Per exemple, la signatura d’un contracte requereix la presència física dels signants, la impressió de documents i l’enviament de el document d’una part a una altra. Es poden produir retards si les dues persones no poden reunir-se el mateix dia, s’extravia algun document o s’ha de signar per diverses persones de forma successiva.
– Augment de la despesa. Tot el procés de signatura manual d’un document requereix temps i recursos (paper, tinta, gasolina per al transport, etc.).
– Dificultats per trobar la documentació. L’arxiu físic de documents és un dels problemes fonamentals de les empreses. Es guarda un document i, més tard, no recorda on, de manera que s’inverteix molt de temps a trobar-lo. En aquest sentit, segons un estudi realitzat per la consultora IDC els advocats i professionals legals perden una mitjana de 2,3 hores a la setmana buscant, sense trobar, els documents adequats.
– Pèrdua de documents. A vegades les parts que han de signar un document no es poden reunir físicament, per exemple, perquè viuen en diferents països, i el document s’ha d’enviar per correu o per missatger de manera que es corre el risc que es perdi l’enviament i no arribi al seu destí.
Solució: realitzar els tràmits amb la signatura electrònica
La signatura electrònica aporta una sèrie de beneficis que solucionen tots els problemes que hem vist, per tant, els tràmits amb firma electrònica contribueixen a:
– Que no s’utilitzi paper. El fet que no s’utilitzi paper contribueix al fet que s’estalviïn recursos, es protegeixi la natura i s’impulsi la responsabilitat social corporativa de la teva companyia.
– Que no sigui necessari l’emmagatzematge físic. L’emmagatzematge digital no només no ocupa espai físic, sinó que també contribueix a fer que els documents es trobin amb més facilitat.
– Que no hi hagi desplaçaments. Amb la signatura electrònica no importa si les parts d’un contracte estan en països diferents, podran signar còmodament des d’on es trobin i en qualsevol moment amb un dispositiu (mòbil, PC o Tauleta) connectat a Internet.
– Que augmenti la seguretat. Una signatura manuscrita es pot falsificar i manipular, però, una signatura electrònica aporta una major seguretat, ja que es garanteix la identificació dels signants i l’originalitat del document signat, entre altres aspectes.
– Que es redueixi el temps que s’inverteix en les gestions. Tot l’anterior suposa que els tràmits amb la signatura electrònica siguin molt més àgils i tinguin com a conseqüència un estalvi de temps i de diners.
Tràmits amb la signatura electrònica que es poden fer en el dia a dia de la teva empresa
Segurament et preguntaràs quins tràmits es poden realitzar amb la signatura electrònica, te’ls expliquem a continuació:
– Signatura de contractes. És probable que en el dia a dia del teu negoci se signin nombrosos contractes com compravendes de productes o serveis amb clients, lloguer de locals o oficines, lloguer de vehicles, contractes amb proveïdors o contractes de treball, entre d’altres. Tots aquests contractes es poden signar amb la signatura electrònica avançada per garantir una major agilitat i seguretat.
– Signatura d’autoritzacions. Moltes empreses necessiten la signatura d’autoritzacions per a determinats tràmits i amb la signatura digital es pot realitzar en el moment. En el cas del sector sanitari també s’utilitzen les autoritzacions per donar el consentiment informat a tractaments, cirurgies o proves.
– Firmes de documents de confidencialitat. Els acords de confidencialitat se signen en el trànsit habitual entre empreses, amb proveïdors i amb treballadors. La signatura electrònica facilita la signatura en el moment i agilitza molts els tràmits.
– Signatura de nòmines, cartes i amonestacions. En l’àmbit dels recursos humans la signatura electrònica també té diversos usos com la signatura de nòmines, de cartes o d’ofertes de treball, per exemple.
Tal com has vist, a Lleida.net estem convençuts que els tràmits amb la signatura electrònica aporten nombrosos avantatges a les empreses i suposen un impuls a la seva innovació i a la transformació digital del negoci.