Desde el 5 de octubre de 2026 las empresas deben revisar cómo informan a su plantilla de las condiciones de trabajo, tanto al incorporarse una persona como cuando su relación laboral cambia.
Esto se debe a la entrada en vigor en España del nuevo RD 723/2026 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles, que obliga a entregar por escrito a cada trabajador información detallada sobre su relación laboral: desde las reglas para modificar los turnos hasta la duración exacta del periodo de prueba o el cálculo del salario variable.
Además, la empresa debe conservar la prueba de que la información se transmitió o se recibió. Sin ella, le será difícil demostrarlo ante una inspección o un conflicto laboral.
En esta guía te explicamos los principales cambios del Real Decreto, qué información debes entregar, en qué plazos y cómo demostrar la entrega para estar protegido ante una inspección.
Índice de contenidos
Qué es el RD 723/2026 y desde cuándo aplica
El Real Decreto 723/2026 está en vigor desde el 5 de octubre de 2026. Se publicó en el BOE el 15 de septiembre y transpone parcialmente al derecho español la Directiva (UE) 2019/1152 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles, además de sustituir al Real Decreto 1659/1998, que queda derogado por completo.
El cambio va más allá de una simple actualización. Entre sus novedades más significativas, el decreto amplía la información que hay que entregar a cada trabajador, adelanta el plazo de entrega a antes del primer día de trabajo (desaparece el margen de dos meses que permitía el RD 1659/1998) e incorpora materias nuevas, como los planes de igualdad o el uso de algoritmos por parte de la empresa para tomar decisiones laborales.
¿A quién se aplica?
El Real Decreto 723/2026 se aplica a todas las empresas y personas trabajadoras incluidas en el ámbito del artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores (art. 2.1). La obligación de informar sobre las condiciones de trabajo solo afecta a las relaciones laborales de duración superior a cuatro semanas (art. 2.2), por lo que quedan fuera las contrataciones de cuatro semanas o menos.
En la práctica, afecta a casi cualquier empresa que contrate personal en España, sin importar su tamaño o sector.
Información obligatoria al trabajador: qué hay que entregar
La empresa debe informar por escrito de, al menos, 17 aspectos de la relación laboral (art. 3.2). Puede hacerlo en el propio contrato, si ya los recoge todos, o completarlo con un documento informativo aparte (art. 3.1 y 6.1).
Además de los datos habituales (identificación de las partes, domicilio de la empresa, puesto, fecha de inicio o tipo de contrato), las empresas deben detallar:
- El salario base y cada complemento por separado, su periodicidad y método de pago, y el modo de cálculo de los conceptos variables y los criterios para cobrarlos.
- Tiempo de trabajo: duración y distribución de la jornada, turnos, supuestos y procedimientos para modificarlos, horas extraordinarias y su retribución, vacaciones y cómo se fija su disfrute, y si procede, la distribución irregular de la jornada con sus preavisos.
- Duración y condiciones del periodo de prueba, el derecho a la formación proporcionada por la empresa y el procedimiento de extinción del contrato y los correspondientes plazos de preaviso.
- El convenio o convenios aplicables (código, fecha de publicación y vigencia), sistema de colaboración con la Seguridad Social, mejoras voluntarias, planes de pensiones y aportaciones realizadas.
- Supuestos y procedimientos en los que podrían cambiar la prestación, la categoría, el salario o la jornada.
Para varios de estos puntos basta con una referencia precisa a la ley o al convenio aplicable (art. 3.3). El Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) ha publicado un modelo oficial de documento informativo, aunque su uso no es obligatorio.
Algoritmos, igualdad y acoso: novedades en la información al trabajador
Una de las novedades más llamativas es la referencia expresa a los sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones. Si la empresa los utiliza, debe informar por escrito de su existencia y, cuando se emplean para decidir sobre las condiciones de trabajo (por ejemplo, la distribución de la jornada o la progresión profesional), también de sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento (art. 3.2k).
La empresa también debe identificar el plan de igualdad aplicable y el protocolo de acoso sexual y por razón de sexo. Si existen, debe informar además de su política de conciliación, cuando mejore el mínimo legal, y de las medidas y recursos para la igualdad de las personas LGTBI.
¿Y qué pasa con la plantilla actual?
Las personas que se incorporen a partir del 5 de octubre deben recibir toda esta información por escrito antes de que empiece la relación laboral, sin necesidad de solicitarla. A quienes ya trabajaban en la empresa no hay que entregársela automáticamente, pero pueden solicitar la que no tengan, incluidas las modificaciones anteriores al 5 de octubre. Si la piden, la empresa dispone de 30 días hábiles desde que recibe la solicitud (disposición transitoria única) para facilitar la información.
Los cambios posteriores sí hay que comunicarlos sin que nadie lo pida, también a la plantilla actual. Si la empresa modifica alguna de las condiciones sobre las que debe informar, como el salario, la jornada o los turnos, tiene que comunicarlo por escrito lo antes posible y, como máximo, el día en que el cambio surta efecto (art. 5 y 7.3). No es necesario si el contrato solo se remitía a una norma o convenio y es este el que cambia (art. 5.2).
El reto práctico: cómo acreditar que el trabajador recibió la información
Según el artículo 6.2, la información debe entregarse en papel o en formato electrónico, siempre que sea accesible para el trabajador y se pueda almacenar e imprimir. Además, la empresa está obligada a conservar la prueba de la transmisión o recepción.
El decreto no concreta qué prueba es válida ni durante cuánto tiempo hay que guardarla. Esa decisión queda en manos de cada empresa, y puede marcar la diferencia ante una inspección o un conflicto laboral. Si no puede demostrar qué información entregó y cuándo, le costará más defender, por ejemplo, la duración pactada del periodo de prueba o los plazos de preaviso.
Por eso, conviene elegir un medio que permita demostrar cuatro cosas:
- Qué documento exacto se entregó (si la información está repartida entre el contrato y un anexo, ambos).
- A quién se entregó.
- Cuándo se entregó.
- Que nadie lo ha modificado después.
| Método | ¿Cumple formato (art. 6.2)? | Prueba de transmisión o recepción | Punto débil |
| Papel firmado por el trabajador | Sí | Firma y fecha manuscritas | Difícil de gestionar a escala y en incorporaciones a distancia |
| Email simple | Sí, si el documento es descargable e imprimible | Limitada: indica que se envió, pero no garantiza la recepción ni que el contenido no se haya alterado | Fácil de impugnar |
| Portal del empleado o intranet | Depende de si permite descargar e imprimir | Registros internos de acceso | Puede no estar activo antes del primer día y el trabajador puede perder el acceso al salir. Los enlaces temporales no garantizan la conservación |
| Firma electrónica del documento | Sí | Firma, fecha y hora del trabajador sobre el documento exacto | Requiere una herramienta de firma |
| Comunicación electrónica certificada por un tercero | Sí | Evidencia independiente del contenido, el envío, la entrega y la fecha y hora | Requiere contratar un proveedor |
Incumplimiento del RD 723/2026: qué puede hacer el trabajador y qué riesgo corre la empresa
Si la empresa no entrega la información en plazo, o no responde a la solicitud de una persona que ya trabajaba en ella (30 días hábiles), el trabajador puede denunciarlo ante la Inspección de Trabajo o reclamarlo ante el juzgado de lo social. Para ello conviene que conserve una prueba de su petición. Un correo electrónico certificado de Lleida.net acredita el contenido enviado y la fecha y hora de entrega.
Para la empresa, el riesgo no es solo la multa. No informar por escrito en los términos y plazos del decreto es una infracción leve del art. 6.4 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), con sanciones de 70 a 750 euros. Pero lo más costoso suele ser no poder demostrar qué información se dio y cuándo. Por eso conviene registrar las solicitudes que se reciban y responderlas con prueba de entrega.
Cómo cumplir el RD 723/2026 con firma electrónica y comunicaciones certificadas
La forma más práctica de cumplir el art. 6 es combinar dos elementos: un canal electrónico que entregue el documento en un formato accesible, que el trabajador pueda guardar e imprimir, y que a la vez genere una prueba de la transmisión o la recepción.
Lleida.net es prestador de servicios de confianza conforme al Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS) y la Ley 6/2020, y sus soluciones permiten enviar la información, recoger la firma y conservar la prueba de entrega:
Click & Sign: firma electrónica simple, avanzada o cualificada con plena validez legal en contratos laborales. Permite enviar el contrato y el documento informativo y recibir la firma del trabajador al instante como acuse de recepción, por medios certificados como SMS, RCS, correo electrónico o WhatsApp.
Correo electrónico certificado: envío del documento con evidencia del contenido, y de la fecha y hora de entrega en el servidor del destinatario.
SMS certificado: aviso con enlace para descargar el documento y evidencia de su entrega.
RCS y WhatsApp certificados: envío del documento, o de un enlace para descargarlo, con evidencia de la entrega y del acceso al contenido.
Cómo adaptar tu empresa al RD 723/2026
El RD 723/2026 ya está en vigor, así que lo primero es revisar cómo informas hoy a tu plantilla.
- Revisa tus modelos de contrato y comprueba si recogen todos los aspectos del art. 3.2. Si no, complétalos con un documento informativo, que puede ser el modelo del SEPE o uno propio.
- Identifica las novedades: como por ejemplo, sistemas algorítmicos que afecten a decisiones laborales, plan de igualdad, protocolo de acoso, política de conciliación y medidas LGTBI.
- Asegúrate de tener un canal para comunicar cambios de condiciones laborales y además que te permita entregar la información de forma que puedas demostrarlo.
- Prepara un procedimiento para las solicitudes de la plantilla actual: responder en 30 días hábiles y guardar la prueba.
- Adapta la información para personas con discapacidad o con capacidad intelectual límite: la empresa debe asegurarse de que el documento sea accesible y comprensible para ellas (art. 6.3).
El objetivo es doble: ofrecer a cada trabajador una información más clara y completa sobre sus condiciones laborales y, al mismo tiempo, contar con la prueba que permita demostrarlo ante una inspección o un litigio. Si aún no has adaptado tus procesos, hacerlo con herramientas digitales y trazables convierte una obligación legal en una oportunidad para prevenir conflictos laborales futuros.
