“Poupamos no consumo de papel mais do 66%”. Câmara Municipal de Lleida.

Montse Mínguez, responsável de Economia e Fazenda do ayuntamiento de Lleida.
Montse Mínguez, responsável de Economia e Fazenda do ayuntamiento de Lleida.

A Câmara Municipal, ayuntamiento em espanhol, é chamada em Lleida de Paeria. Paer procede de patinarium, homem de paz. Dito nome era dado aos alcaldes das câmaras municipais. Este privilégio foi-lhe outorgado a Lleida no ano 1264 e desde então a Câmara Municipal ganhou o nome de Paeria.

Caminhávamos direção à Câmara Municipal enquanto lembrávamos esta história.

Combinamos com Montse Mínguez com Antoni Saldaña. Ela, responsável de Economia e Fazenda. Ele, Gerente do Instituto Municipal de Informática. Ambos conhecem bem o funcionamento interno do ayuntamiento e os métodos de trabalho que mudaram a partir do uso de nossos serviços.

Entramos numa sala ampla e com temperatura ótima, e falamos até as rotinas e os imprevistos chamarem à porta.

Lleida.net- Bom dia. Está uma temperatura ótima aqui. Lá fora, hoje de certeza quase chegamos aos 40º. Aproveitemos este conforto para começar. Montse, você fará de porta-voz, sim? Diga, quais os serviços da Lleida.net que usufruis na Câmara Municipal de Lleida?

Montse Mínguez- Sim, mas também está Antoni, por se quiser acrescentar alguma coisa.

Na Câmara Municipal de Lleida utilizamos os serviços da Lleida.net desde os inícios da companhia. Somos pioneiros na implantação de algumas das tecnologias da Lleida.net.

No ano 2008 fomos os primeiros a usar o SMS certificado para notificações do ayuntamiento aos cidadãos. Foi uma grande novidade naquele momento que nos permitiu marcar uma diferença qualitativa.

Nos 2009, por exemplo, começamos a utilizar o serviço SMS em estrela para ativação de protocolos de emergência. Serviço que usam proteção civil e mais organismos de segurança para se organizar.

Agora estamos no processo de implantação do correio eletrônico certificado. Uma tecnologia da Lleida.net que terá consequências na eficiência nesta administração local.

Lleida.net- Para que usam nossos serviços?

Montse Mínguez- O leque de usos e amplo e cada dia nós descobrimos algum novo. Na medida em que nossos departamentos fazem uso deles e os conhecem melhor, descobrem e propõem outras aplicações e usos.

As aplicações vão desde temas de segurança no quadro de atuações da Guarda Urbana e Proteção Civil, até as notificações certificadas que estamos integrando dentro de nossos processos internos de gestão.

Os cidadãos e utilizadores agradecem especialmente as notificações via SMS certificado do ayuntamiento: temas de agenda, informação do censo eleitoral, informação das inscrições nas escolas ou outras atividades.

Também usamos o SMS certificado da Lleida.net nos processos de contratação ou concurso. Um canal de comunicação que os utilizadores apreciam e agradecem.

Lleida.net- Quais as melhoras que perceberam nos processos e métodos de trabalho?

Montse Mínguez- Os benefícios imediatos são, sem dúvida, a redução dos tempos de tramitação, o aumento da eficiência e redução de custos. Quer para administração pública, quer para o cidadão.

Verificamos estes benefícios, mas não esquecemos que o maior é oferecer um serviço melhorado na atenção ao cidadão.

Lleida.net- Com respeito aos recursos e custos (papel, envios, recordatórios…), verificaram poupança?

Montse Mínguez- Sim e bastante importante. Por exemplo, respeito do uso do e-mail certificado da Lleida.net poupamos mais do 66% no consumo de papel em cada transmissão.

Na administração consumimos muito papel e estes serviços permitem poupar muito. Ou dito de outra forma, um uso massivo do e-mail certificado, contando o número de transmissões que geramos neste ayuntamiento, poderíamos reduzir os custos até cem mil e tal euros ao ano.

Lleida.net- Têm-vos perguntado pelo uso de nossos serviços?

Montse Mínguez- A administração, desde sempre, é a mais próxima e imediata para os cidadãos e quem recebe o feedback mais direto, para bem… E para mal!

O melhor feedback vem dos cidadãos, na solicitude de serviços baseados no SMS, celular e internet. Se oferecermos um serviço rápido, eficaz e cómodo ao cidadão, este pergunta e propõe receber as notificações por esta via. Quase todos nós levamos um celular no bolso.

Também são frequentes, dado que somos pioneiros, as consultas de outras administrações respeito do uso destes serviços.

Lleida.net- Que gostariam fosse melhorado nos serviços da Lleida.net para se ajustarem completamente às necessidades do ayuntamiento?

Montse Mínguez- Logicamente, sempre gostamos de pagar menos. Mas, ainda assim, reconhecemos que a Lleida.net quase sempre vai por diante das nossas sugestões.

Achamos que o trabalho mais importante deve ser nosso. Dito de outra maneira, na necessidade constante de repensarmos os serviços e fluxos internos de trabalho é onde avançaremos para obter um rendimento máximo destes recursos.

Estamos falando, portanto, de um cambio do modelo cultural interno. A gestão dentro das organizações é um trabalho tão difícil quanto apaixonante.

De fato, nós, desde o ayuntamiento de Lleida, vemos isto tudo dentro da estratégia da cidade nomeada “Lleida Smart Green City”. Queremos fazer uma cidade sustentável em todos os aspectos e estamos trabalhando nessa direção para realizar uma gestão mais eficiente e confortável para os cidadãos e as empresas.

 

Pode ver a entrevista (en espanhol) no nosso canal Youtube.

http://youtu.be/SmniqMkgahM

Lleida.net
Somos la Primera Operadora Certificadora – Mensajes electrónicos certificados

Deja un comentario