No caminho da gestão documental sem papel

rã de origami #sayonarapapelAs empresas produzem montes de informação cada dia. Essa informação é normalmente organizada em documentos para poder recuperá-la posteriormente. A gestão documental é encarregada disso, é a organização, registro, armazenamento, recuperação e difusão da informação. É por se tratar disto, que a gestão documental tem um grande valor para as empresas. É um processo no qual se gerencia o intangível mais relevante da empresa: o conhecimento.

Os arquivos das empresas armazenam muitos documentos. Alguns deles são utilizados cada dia nas rotinas de trabalho. Outros são armazenados por exigências legais. Em ambos os casos estes documentos devem estas acessíveis e ser facilmente recuperáveis. Os arquivos físicos são cada vez mais complexos, precisam muito espaço e arrastam custos e rotinas. Uma solução para estes obstáculos é trocar os arquivos físicos por arquivos digitais, mas há empresas que ainda sentem maior segurança guardando documentos assinados e carimbados em papel. As comunicações eletrônicas certificadas permitem que os originais criados pela via eletrônica sejam assinados e carimbados pela mesma via e tenham validade como se fossem em papel. Por exemplo, uma fatura, um orçamento ou um contrato. Desta maneira, os documentos passam diretamente para o gestor documental da empresa e ficam arquivados digitalmente eliminando o papel do processo. Além disso, a empresa pode ter a tranquilidade de contar com um terceiro de confiança, Lleida.net. Também, os certificados gerados ficam armazenados durante um mínimo de cinco anos de forma segura nos servidores da Lleida.net.

Se calhar, as comunicações eletrônicas certificadas são o passo definitivo para substituir o papel nos processos da empresa e virar a gestão documental mais ágil.

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