Cette semaine nous nous sommes réunis avec le bureau de procurateurs Ollé&Sapena. Macarena et Eva nous ont accueillis pour nous expliquer leur expérience avec l’utilisation du courrier électronique certifié.
“Donnez-moi votre email et votre numéro”. Voilà l’information basique qu’ils demandent à leurs clients. Et c’est ainsi qu’ils évitent la crainte d’envoyer une notification qui n’arrive jamais au client ou à un avocat. “Pour nous, pouvoir certifier le courrier électronique et les pièces jointes est un progrès. Il est très utile, par exemple, pour attester devant les tribunaux que nous avons communiqué au client le renonciation de nos professionnels”. Il faut tenir compte que, auparavant, ce petit bureau était obligé à faire les mêmes notifications via courrier ordinaire recommandé ou Burofax ©. Maintenant, avec le service de courrier électronique certifié de Lleida.net, on peut attester le contenu des envois, en économisant du temps et des coûts. “Avant d’utiliser le service de certification de courrier électronique, nous pouvions également avoir cette sécurité, mais ce n’était pas rentable d’assurer le volume de notifications que nous certifions maintenant”. Macarena signale que, parmi les notifications qu’ils reçoivent au quotidien, un pourcentage important est envoyé via courrier électronique certifié pour assurer que l’autre partie a reçu l’information.
“L’axe majeur de notre métier est la notification. Pour nous, il est vraiment important d’avoir la possibilité de certifier des convocations, sentences ou renoncements,” indique Macarena. De plus, la rapidité et garantie de savoir que le message arrive à destination est source de tranquillité. Face à ses propres clients, qui servent également comme exemple d’actualité, Eva nous explique que, dans son travail concernant les taxes, il est impératif de notifier le client qu’il doit les payer. “Nous avons gagné en rapidité, ainsi qu’en confort à l’heure de pouvoir envoyer un courrier électronique certifié depuis n’importe où avec l’ordinateur ou le téléphone, sans avoir besoin d’installer aucun programme ni complément. Avec notre serveur de messagerie habituel, nous pouvons certifier tous nos envois. En tout lieu, à tout moment et avec les avantages résultants.”
Une fois le café fini, Eva nous explique qu’il existent encore des avantages : les 5 ans que nous gardons le certificat dans nos serveurs.
Lleida.net a une bonne méthode de travail, en liant toujours les certificats au dossier correspondant. Si jamais une information se perd, nous pouvons contacter Lleida.net et demander le certificat que nos clients nous demandent.